誰說分析銷售資料很困難？ 教您如何依靠數據銷售成功

一、什麼是銷售資料？銷售資料定義

銷售資料包含了範圍廣泛的指標，不過廣義來說，只要您能夠衡量與銷售流程相關的事情就算是銷售資料。像雲端CRM這樣的現代軟體能幫助您蒐集資料，不過最重要的還是要學習詮釋資料，搞懂資料代表公司的什麼面向，以及您可以針對哪裡改善。

若用這麼廣泛的方式定義銷售資料，會很難集中工作心力，尤其當您還得花時間銷售更是如此。您該監控每筆交易在銷售漏斗的平均時間呢？或是自動Email活動的互動率？您的銷售預測會從會議成功率分析受益最多？或是您的交易平均規模？

有了合適的銷售分析工具，您就會擁有豐富的資訊，能夠找出趨勢所向，讓自己以及團隊更加強大，提供更好的銷售預測，為組織其他團隊制定出目標。

竅門在於知道使用哪些指標還有何時該運用它們。

二、重要銷售指標

把注意力放在那些提供珍貴資訊的資料上是非常重要的。將銷售資料分析整合到銷售漏斗之後，您便可以開始關注適合解決當前挑戰的指標。

所以說，在銷售資料分析初期，您應該要注意哪些指標呢？以下我們幫您列出最有價值的指標清單：

有了以上的指標，您便有工具去大幅改善銷售流程，更加了解自家的銷售漏斗，以及報告的資料來源。

三、如何蒐集銷售資料？

無論是否關乎銷售，試算表都能夠幫助您蒐集資料，但擁有強大洞察分析功能的CRM絕對會是更佳的選擇。

當手上的潛在客戶資訊量、交易數量以及需要追蹤的對話變多時，您需要簡化流程的軟體來讓資料存取更清晰透明。

記得確認團隊和您一樣熟悉工具，以及您使用的方式，在每次和客戶互動完之後，都不會忘記輸入您所需要的資料。

若沒有先釐清銷售漏斗需要哪些資料，找到有用的資料就會變成件苦差事，和其他競爭對手相比等於輸人一截。

以下提供試算表以及CRM漏斗的關鍵差別。

試算表

使用試算表蒐集資料有諸多好處。首先，試算表是免費的(Google Sheet和Open Office)。試算表能提供當前銷售狀態的即時整體報告，而且會自動計算您輸入的數字。

那缺點呢？所有資料都得手動輸入。若您希望團隊少花點時間輸入資料，多花點時間在排定潛在客戶的優先順序的話，是該考慮遷移至CRM自動蒐集資料了。

若您手上只有少量的潛在客戶那問題應該不大，但是您得確定銷售專員和潛在客戶的對話有記錄到試算表裡面──每封寄出的郵件、每通陌生電話、每次銷售簡報、每回沒有接聽得客戶追蹤電話等等。

CRM

客戶關係管理(CRM)軟體和試算表相比都有長足的進步。CRM軟體會自動記錄您在銷售漏斗內與潛在客戶的互動過程，替團隊節省資料輸入的時間，協助確認您們與潛在客戶的溝通記錄沒有任何遺漏。除此之外，CRM還有行動裝置的app功能，並支援第三方應用程式整合。CRM可說擴大了您能夠用數據衡量的範圍。

您之前有成功將Email活動自動化嗎？您們成功的陌生電話和不成功的電話花了多少時間？您們最成功的客戶當初是怎麼開發出來的？

CRM帶給您成功銷售模式的報表，讓您能夠複製成功經驗，然後進一步改善它。

CRM除了試算表能及之事外還會提升您對資料的掌控。無論您是在檢查銷售流程內的瓶頸，或是在找尋將冷潛在客戶帶回銷售漏斗的有效方法，CRM內部的資料都能助您一臂之力。

無論您使用哪種軟體，經過幾個星期的資料蒐集之後，手上都會有可觀的資料池、銷售資訊以及其他有待取用的資料。記錄的時間越長，您就會獲得更多資料，搭配有效的報表，資料也會越來越準確。

四、記錄了銷售資料，然後呢？

我們看了一些相對簡單的銷售資料，現在來了解一下該如何分析較為複雜的銷售資料吧。雖然比較複雜，但努力是會有回報的。

銷售可能性

拿到銷售漏斗每個階段的成交可能性後，您便能一眼知道銷售漏斗內所有潛在客戶會帶來的可能營收。

要判定成交的可能性，您需要比較成功交易以及其他所有沒能成交的交易，還有您是在哪個階段交易失敗的。

蒐集到這些分析數據後，利用它們釐清潛在客戶於銷售漏斗每個部份的轉換狀況。

假設您一星期內透過陌生電話把30個潛在客戶加到銷售漏斗內，最後成交了3家，那從陌生電話開發過來的潛在客戶就有10%的轉換率。若在同一星期內您安排了5場會議，其中2家成交，您就知道潛在客戶進入到這個階段有著40%的轉換率。

手上有這些資料之後，您能做的事情就多很多了。為潛在客戶標上交易金額，您便能推估銷售漏斗內有多少營收、每個潛在客戶的獲客成本(CAC)，以及潛在客戶在銷售漏斗階段之間的移動狀況。

銷售預測

銷售預測對於您的團隊和整間公司來說都是非常有用的工具，畢竟每個團隊的預算都仰賴於銷售團隊所帶來的營收。

您的銷售預測可以非常簡單，像直接利用銷售可能性的資料。不過這有個前提，那就是您清楚未來影響團隊的條件會和現在的一模一樣。

在建立銷售預測時，我們建議您將潛在銷售的資料與過去的資料做結合，仔細估算未來的營收，以考量不同的市場條件以及公司成長率。

根據身處的產業，您可能會發現銷售額在聖誕假期前的冬季月份快速成長──搭配過去幾年或幾個月前的資料，您就能分辨出本季的狀況正不正常，或是您先前改善銷售流程終於開花結果了。了解過去，您才能進行預測和解釋變化原因，藉此為團隊得到更準確的銷售預測和實際目標。

若您的團隊經歷過成長期，那過去的數字可能不適用。您可能要處理更多潛在客戶，使用新的銷售架構或新工具。

在更改銷售流程的範圍時，您會希望使用過去蒐集的資料，但您也需要考量會影響數字的所以因素。用新方法蒐集了數星期或數個月的資料後，接下來預測會牽涉到一定程度的估量，不過所謂的準確性是可以透過強大的銷售流程來改善的，無論團隊發生什麼變化，銷售流程都會是優良的銷售指南。

五、提煉您的銷售流程

有了數據資料後，您便知道銷售可能性有多少，還可以估出之後的銷售額。現在是時候加強您的銷售流程，竭盡所能去變得更有效率。

銷售數據分析有成的話，您就可以用更聰明的方式工作，避免埋頭苦幹。您會見識到更棒的成果，成交更多交易，而且您的團隊會因為成功達標所以工作起來更快樂，動力也更強。

找出您的瓶頸

我們先來檢視您的銷售漏斗。這是最容易著手的地方，不必改變團隊行為就能夠知道哪些事情可以改善。

首先，看一下您的銷售可能性數字，還有銷售漏斗中潛在客戶前進到下個階段的可能性有多少。數據分析要能夠指出您的銷售流程哪裡出現瓶頸。請記住，您失敗的交易數量永遠都會比成交的量還多，銷售的本質就是這樣，但您可以找出哪些銷售漏斗的階段中，哪些階段的潛在客戶比較容易流失掉，還有問題的潛藏之處。

把績效不佳的部分抓出來之後，接下來只要觀察它累積的數據，就能判斷是什麼在阻礙交易往下個階段邁進。

以下舉例：

您正在檢查Email追蹤階段的結果，發現當銷售專員於陌生電話後的一天內寄送追蹤Email，成交的機會增加。不過您的專員常常拖個兩天或更久才寄送追蹤Email。現在您知道問題了，可以在銷售會議中討論這個主題，或直接在銷售訓練中加入快速追蹤的內容。

您也應該追蹤交易在銷售漏斗每個階段待了多長的時間。若交易總是卡在其中某個階段，那您就知道銷售旅程的哪個部分有待改善。也許您的團隊需要主動進行更多追蹤聯絡？或是他們這方面太過積極了？又或是您需要提供客戶額外的價值，保持它們的熱度和注意。在這些情境中，您的資料應該要找出原因。

擁有正確的銷售資料，您已經準備好排除難關了。

利用銷售活動

告別瞎猜之後，是時候朝銷售流程動刀了。以下提供功效強大的銷售活動當作您的出發點，幫助您改善銷售狀況以及蒐集來的資料品質。

下面我們列出您可以根據資料來改善銷售活動的步驟。

潛在客戶開發

• 透過社群媒體邀請關係良好的顧客轉介，看看有沒有機會引進潛在客戶。口碑往往是產品的最佳背書。利用您在CRM的資料找出最家客戶，和他們洽談客戶訪談的機會。
• 做好潛在客戶品質評估，判斷哪些潛在客戶值得更高的優先排序。推敲一下他們是否有能力和預算負擔您的產品，而不是單純來免費試用、索取電子書，然後用您當初產生這些潛在客戶的管道繼續追求他們。若潛在客戶來源以及銷售可能性或是交易待在銷售漏斗的時間有某種趨勢，您便知道該如何分配資源。

冷潛在客戶

• 通話時間越長，成功安排會議的機會就越高。所以當您發現陌生電話出現銷售轉換低落的現象，趕快和團隊集思廣益，發展延長通話的策略吧。

與潛在客戶和既有客戶建立關係

• 改善您與潛在客戶以及既有客戶關係的最佳做法，就是滿足他們的需求──在關鍵的銷售漏斗階段採取策略，然後透過數據資料，檢查潛在客戶前往下個階段的機率，藉此檢驗策略是否有效。
• 善用A/B測試，觀察個人化的Email是否有打中特定的潛在客戶，增加開信和點閱率。觀察這些方式是否有增加交易通過銷售漏斗的機率。
• 千萬別低估建立客戶關係的力量，畢竟平均來說，回頭客比新客戶還要多出67%的消費力。透過社群媒體與您的客戶互動，讓他們更新資訊，了解您新推出的產品，然後會既有客戶以及過去的客戶建立自動化的行銷活動，寄送有用的Email內容，您會看見哪些活動能讓他們重新活到CRM的銷售漏斗。此外，您還會知道新客戶以及既有客戶的總營收各是多少。

檢驗您的溝通方式

為銷售漏斗每個階段將郵件範本最佳化。問問自己希望透過範本信得到些什麼，還有您希望傳遞的訊息是什麼，腦中有想法之後，進行A/B測試檢驗不同的做法。某種方式在銷售漏斗前期的階段或許成效良好，但銷售專員與潛在客戶建立關係後或許就不管用了。分析成功模式的最佳作法，是用CRM檢視email活動的回覆情形，以及銷售專員寄送Email的時間。

CRM的附加功能

• 若您知道透過Email追蹤關心潛在客戶能刺激轉換率，那就善用自動化提醒來確保自己不會忘記定時追蹤潛在客戶。CRM的優先追蹤能協助提升潛在客戶的留存率，保持他們的參與感。
• 使用像智慧聯絡人資料這樣的工具，快速與潛在客戶建立個人關係。分析與潛在客戶之間溝通的成功率，了解哪些個人資訊最能幫助您成功。
• 您有發現到潛在客戶很容易在簡報階段流失，因為他們沒有時間安排會議嗎？您可以利用CRM減少與對方來回確認的時間。使用像Pipedrive Scheduler這樣的工具，方便潛在客戶選擇合適的時間，這些時段您也事前都確認過沒問題。您可以分析多少潛在客戶從會議階段移動到產品Demo階段，觀察流程經過簡化之後轉換率是否提升，又有多少人進而成交。

銷售活動可以拆分成四大領域：

• 接觸
• 建立關係
• 向潛在客戶展現價值
• 結案

利用手上的資料改善每個銷售活動，反過來說，這些銷售活動也會充實您的資料。流程越細緻，您需要提煉的資料量就越多。

職員報告

要密切關心您的團隊，善用每日、每週以及每月銷售報告，每份報告都有自己的用處：

• 每日報告用來確認每位銷售專員的作業量（通話次數、開發出來的潛在客戶有多少等等），確保他們都有朝目標邁進。但要注意別用報告時間管的太多。
• 每週報告：聚集團隊所有成員討論大家和潛在客戶的進度如何。與其處理個人績效問題，倒不如說這個時間是用來修正錯誤的方向。週會也能讓專員們檢討自己的表現，表達意見說銷售流程管用或是哪裡出問題。
• 每月報告：這是您的銷售漏斗宏觀報告，用來觀察您的轉換率、團隊整體績效、銷售可能性等等。
• 每年報告：這些報告不只對團隊來說價值連城，還可以提供您的成功模式以及計畫給公司其他利害關係人。

六、如何用儀表板呈現資料？

現在您知道如何蒐集資料，知道銷售流程哪裡有待改善，也知道該如何改善它了，下一步必須向其他人解釋您的知識和遠見。您的團隊有必要知道您的期待為和，還有為什麼要改變。高層則需要知道您預期的營收，或是為什麼您們團隊明明都照著銷售流程工作，仍舊沒有達到預期的目標。然後您還得緊盯著KPI才行。

首先您必須蒐集正確的資料──簡報裡充斥著數字和圖表沒什麼幫助，而且讓人麻痺。所以要謹慎選擇分析內容。簡報資料的最佳方式，是把它當作故事呈現。用數字說故事，這樣不想達到預期的結論也難。同時也要考量您的說明對象是誰。行銷團隊大概對多少潛在客戶轉換為付費客戶比較有興趣，而CEO則會希望了解營收。

接著您會需要軟體來整合資料、銷售指標還有其他東西。

若試算表已經無法負荷您的資料量，您需要更專業、更多功的工具協助掌握所有分析數據。

有了Pipedrive，您便可以自由建立、分享專屬的銷售儀表板，一次包含許多相關指標。

您能夠透過不同的儀表板及時追蹤豐富的資料，隨時準備好簡報。每個儀表板都設定好參數值之後，只需要瞄一眼就知道團隊是否達標。

七、結語：如何分析銷售資料

有了正確的資料，銷售成功再也不是遙不可及的目標，更重要的是銷售從此有了衡量標準。您只需要了解該如何分析資料。

如何分析銷售資料

• 找出您需要的關鍵銷售指標，像是成交率以及平均交易規模。
• 使用工具（像是Pipedrive CRM）追蹤潛在客戶在銷售漏斗內移動時的資料。
• 透過視覺化的儀表板紀錄資料。
• 定期與過去的平均數字比較資料，藉此監控成長以及問題出處。

銷售資料非常強大，而且您只要有效追蹤銷售活動就能獲得。知道如何使用銷售資料將為您的銷售流程帶來革命性的變革，進而影響潛在客戶開發、客戶參與度以及客戶留存等等，最後當然也會帶來更多銷售額。

結合我們先前提過的銷售活動，您將擁有正循環，提供給您提煉過後的銷售資料，告訴您該如何節省時間，賺取更多金錢。

不過要記住，資料分析不是一次性的事情，而是持續的過程。銷售環境不會停滯太久，所以您會期待團隊隨時握有擊敗競爭對手的最佳機會。若有興趣的話，不妨來試試看Pipedrive提供為期14天的免費試用，或立即聯絡台灣經銷商田中系統，更可獲得最多30天的免費試用期！