Gmail

Gmail 企業專用的電子信箱

Gmail 功能特色與常見問題完整介紹

Gmail

Gmail 自 2004 年推出以來,已在全球擁有超過 20 億活躍用戶,是世界上最受歡迎的電子郵件服務之一,根據資策會調查,台灣也有超過 80% 的民眾使用 Gmail。在本文中,我們將針對 Gmail 的功能、隱私與安全性、與其他郵件服務的比較、業務應用等進行全面探討,幫助您更好地評估是否要採用 Gmail 作為企業信箱。

Gmail 是什麼?

Gmail 是 Google 提供的電子郵件服務,分為個人版、企業版與教育版三種,其中最主要的差異在於企業版提供更大的儲存空間、更強大的搜索功能、更高級的安全和隱私保護,並搭配管理和協作工具,更能符合企業和組織的使用需求,下文介紹也將以企業版 Gmail 為主。

延伸閱讀:應該升級成Google Workspace嗎?個人與企業版Gmail信箱的差別

Gmail 是什麼?

Gmail 有哪些功能?

如果您每天有大量的公務信件,除了基本的收發信件之外,Gmail 還提供許多讓企業用戶使用上更加便利的功能,把郵件管理變輕鬆之後,注意力自然能夠集中在最重要的郵件上。主要功能列舉如下:

自動過濾垃圾郵件

阻擋超過99.9%的垃圾郵件、網路詐騙和惡意攻擊,不需額外安裝軟體或建置防火牆。

篩選器可自動處理來信

可設定篩選器對信件自動進行刪除、封存、回覆、歸檔或標記為讀取,不用一封封處理。

自訂標籤,清楚分類

允許用戶以多種方式分類郵件,比方說根據主題、類別或發件人等資訊來分類,方便管理。

自動回覆,即時回應

當您因為休假、沒有網路等因素無法接收信件時,可設定自動回覆告知對方,不會因為遲遲未回覆而造成客戶不好的觀感。

進階搜索,快速查找郵件

您可以透過關鍵字詞、日期範圍、收寄件人等多種進階條件來查找郵件,不論您的收件匣有多滿,都能迅速找到所需的信息。

雙重認證,帳戶更安全

若啟用雙重認證,登入時除了輸入密碼之外,還需要輸入隨機生成的一次性密碼,可有效避免帳戶密碼被破解或盜用。

允許30秒內收回

可以讓您在寄出信件後,在 30 秒內將信件收回,以免在匆忙中寄出錯誤的信件。

可預訂排程寄信

可選擇特定的時間日期寄信,讓您在非工作時間或不方便收發郵件的情況下,安排好信件寄送。

整合日曆,快速安排會議

不用離開 Gmail 就能在信中插入會議時間,提供有空的時段,讓收信人點選並新增日曆活動。

➤ 立即體驗 Gmail

為什麼 Gmail 適合企業使用?

根據 G2 Crowd, Inc.(知名的企業軟件和服務評論網站) 的調查顯示,Gmail 企業信箱在客戶滿意度上獲得了4.6星的高分(滿分為5星),除了界面簡潔直觀、易於上手之外,更有以下六大特點,讓 Gmail 成為眾多企業首選的電子郵件解決方案。

可用性高又不須維護

傳統主機維護成本較高,並且容易出現漏信和當機問題。而 Gmail 依靠的是 Google 強大的基礎設施,不但能保證 99.9% 的時間運作正常,不會無預警暫停服務,隨時保持在最新版本也是雲端軟體的一大優點。

強大的安全防護

傳統主機往往在安全性和管理上面臨更多挑戰,尤其是在抵禦釣魚信件和病毒攻擊方面。而 Gmail 使用先進的機器學習技術,並且持續更新防護,讓您免受釣魚攻擊或是隱藏在附件中的潛在病毒等侵擾。

應用程式整合性高

Google Workspace 的應用程式之間都能無縫接軌,所有郵件、活動和通訊錄資料也能進行雙向同步。在 Gmail 介面中即可透過 Google Meet 或 Google Chat 與同事交流、傳送日曆邀請,使遠程協作變得更加便捷。

以域名作為郵件地址

有別於@gmail.com的命名方式,企業版 Gmail 可以將郵件地址設定為企業域名,例如 service@[貴公司網域],以提高專業形象與客戶的信任感。

可設定群組信箱

可設立共用的群組信箱,不但相關成員都能收信查看,也能以該信箱名義發信或回覆,顯得更加專業。此外,群組信箱為虛擬信箱,不需要額外付費喔!

可留存郵件供日後稽核

高階版本的保管箱服務可對來往信件執行保留、搜尋、匯出、永久留存以供查詢等等。不須額外購買軟體,便能以相對較低的成本來達成資訊留存與蒐集。

可集中設定控管郵件

管理員可管理所有成員的郵件儲存空間、郵件保留天數等,也可自訂垃圾郵件篩選器、允許或封鎖特定寄件者的郵件等,以高效率的方式來確保公司系統安全。

可設定內容規範規則

管理員可設定多項規則來拒絕、隔離或傳送郵件,例如禁止特定群組互傳郵件、拒絕寄出可能含有公司機密的郵件、隔離來源不在指定 IP 位址範圍內的郵件等。

可統一設定使用者簽名檔

如果公司需要為法律、資訊或促銷用途的外寄郵件加上註腳文字,例如法規遵循、公司宣傳訊息或標準簽名等,管理員可為所有使用者建立相同的簽名檔。

➤ 立即諮詢企業版 Gmail

Gmail 如何保護您的帳戶安全?

從企業或管理者的角度來看,Gmail 強化了用戶身份驗證、透過機器學習來過濾垃圾郵件、使用 TLS 連線與加密傳輸數據,並提供高級的管理控制功能,允許管理者設置細緻的安全政策和監控員工的電子郵件活動,皆有助於保障您的帳戶安全。

管理員控制

管理員可透過控制台進行安全設置,如:啟用雙重認證或強密碼、禁止弱密碼、限制登入嘗試次數、密碼防護警示等措施。

數據隔離與加密

將數據隔離在不同的數據中心,以免被竊取所有用戶數據。高階版本的代管式S/MIME可加密郵件、加入數位簽章以提升安全。

安全審計報告

提供安全審計功能,幫助企業監控其電子郵件系統的安全狀態,包括:電子郵件活動報告、安全事件報告、數據泄露報告等等。

集中管理

允許管理者從單一位置管理所有用戶帳戶的安全設置,讓管理者能夠更有效地管理安全策略和監控電子郵件活動。

自動化

提供自動化功能,幫助管理者簡化安全管理任務,例如自動化安全策略配置、自動化安全監控、自動化安全事件響應。

數據主權

可將數據存儲在自己的數據中心,以控制數據的存儲位置、存儲方式和訪問權限,來降低數據泄露的風險,並確保數據合規。

隱私沙盒

允許用戶在發送含敏感信息的電子郵件之前,先在沙盒中預覽,Gmail 會通知是否檢測到安全風險,以避免發送含有惡意軟體或有害內容的電子郵件。

安全密件

允許用戶發送加密的電子郵件,只有收件人才能解密。安全密件使用了 AES-256 加密算法,可以有效防止第三方竊取電子郵件內容,保護您的敏感或機密訊息。

安全瀏覽器

允許用戶啟用安全瀏覽器,當用戶在 Gmail 中點擊電子郵件中的連結時,安全瀏覽器會檢查連結是否指向惡意網站,阻止惡意軟體的下載和安裝。

➤ 諮詢更多 Gmail 安全性問題

我的公司適合使用 Gmail 嗎?

若您符合以下任一項,Gmail 都有可能是適合您的解決方案,若您對 Gmail 企業信箱有興趣,也歡迎隨時聯絡我們,由專人為您提供諮詢服務。

 V 希望郵件的搜索和分類能更加輕鬆有效率 V 公司信箱要能夠提高大家的生產力
 V 願意投資能提高生產力的解決方案 V 信箱只是一部分,希望能使用更多提高生產力的工具
 V 需要能夠集中管理的郵件系統 V 使用上要能符合安全與合規性
 V 公司並非永遠只用同一套系統 V 公司願意轉換到能提高生產力的系統
 V 公司或產業不排斥雲端 V 需要較高的郵件容量
 V 公司人數規模在17人以上 V 不會在Google限制的國家或地區使用

常見問題

QGoogle Workspace 跟企業版Gmail 是一樣的嗎?可以只購買 Gmail 功能就好嗎?

A
企業版 Gmail 是 Google Workspace 的一部分,當您訂閱 Google Workspace 時,Gmail 只是您獲得的多種服務和應用中的一個,無法單獨購買。目前除了 Enterprise Essentials 版本之外,其他版本帳號皆具備 Gmail 應用程式。(詳情請參考:Google Workspace 價格表

Q透過田中系統來導入企業版 Gmail,有什麼好處?

A

透過田中系統購買Google Workspace 帳號的話,除了有專屬的客戶服務平台,由親切的台灣客服在上班時段10分鐘內回覆問題外,也提供相當多的延伸應用服務,歡迎參考田中系統服務一覽

Q企業版要付多少錢?怎麼獲得折扣?

A

田中系統的網站提供所有版本的費用,價格透明無隱藏費用,請參考:Google Workspace 價格表。若您購買20個帳號以上,帳號數越多能給的優惠空間越大。

Q公司過去是使用 Outlook,改成 Gmail 會差異很大嗎?

A

基本的收發信、聯絡人等功能是相同的,主要差異在使用介面,但 Gmail 介面相當簡單好上手,且提供更豐富的管理與篩選功能,可參考官方說明文件:Outlook 和 Gmail 的差異。此外,田中系統提供30天免費試用機會(Google 官方只有14天),您可以先試用再決定是否採用。導入後田中系統也有提供管理員或使用者的教育訓練課程,不用從頭開始摸索。

QGmail 需要安裝軟體或是有瀏覽器的限制嗎?

A

您可以透過多款熱門瀏覽器使用 Gmail,例如 Chrome、Firefox 和 Safari,行動裝置也能安裝 Gmail 的應用程式,可在 App Store或 Google Play 商店下載,即使不在辦公室內也能輕鬆使用 Gmail。

QGmail 免費與付費版有何不同之處?

A

一般個人 Gmail 雖然不用付費,但要作為企業信箱使用的話,Google Workspace 的 Gmail 功能會更加符合企業需求,例如可自訂電子郵件地址 (@<貴公司名稱>.com)、可設定群組電子郵件、99.9% 正常運作時間服務滿意保證、比免費版超出2倍以上的儲存空間、零廣告、全年無休支援等等。
延伸閱讀:Gmail 信箱:個人與企業版(Google Workspace 企業信箱)的差別

Q可以將現有的電子郵件遷移至 Google Workspace Gmail嗎?

A

可以,您可以將電子郵件從原本的環境(例如 Microsoft®、IBM® Notes® 等系統)匯入到 Gmail。
延伸閱讀:將貴機構的資料遷移至 Google Workspace

Q不同 Google Workspace 版本的 Gmail 有什麼差異嗎?

A

Google Workspace 各版本提供的 Gmail 在儲存空間、存取控制、安全性選項、支援等級和部分進階功能方面可能有所不同。較高等級的版本包括更多儲存空間(目前最高可達 5 TB)、更強的資料保護措施、更細緻的管理控制。
延伸閱讀:Google Workspace 價格表Google Workspace 版本選擇指南

Q如果想要郵件地址中包含企業網域,設定上會很麻煩嗎?

A

您需要變更網域的 MX 記錄,將收到的郵件導向 Google 的郵件伺服器,可參考官方說明文件:Google Domains:啟用 Google Workspace 的 Gmail 服務,如果希望委託田中系統處理,請參考我們的網域註冊與 DNS 管理服務

立即諮詢或試用 Google Workspace

購買 Google Workspace 帳號,除了 Gmail 之外,還能同時享有套組中多種適合辦公的應用程式,如果您正在考慮是否要使用 Gmail 來當作您的企業信箱,或是在評估是否要把原有的郵件系統遷移到 Google Workspace Gmail,歡迎您:

立即諮詢或試用 Google Workspace
support