導入Google Workspace (G Suite)前的考量之二

G Suite(現為Google Workspace) or Microsoft 365

企業雲端化應該選擇 G Suite(現為Google Workspace) 還是 Microsoft 365 呢?

近年來越來越多的企業選擇轉型「雲端化」,多數企業的「雲端化」往往是以日常使用的辦公軟體作為起點、開始接觸,而市場上雲端辦公軟體的主流選擇則分屬 Google 的 Google Workspace(舊稱 G Suite) 及微軟的 Microsoft 365(舊稱 Office 365)。

通常在準備導入雲端辦公環境系統時,企業使用者會先從中擇一,等到順利導入且使用習慣雲端辦公環境與模式後,才會逐步考慮其他系統的雲端化。一旦企業將重要的應用搬上雲端或是導入特定 SaaS 服務後,未來想要更換其他廠牌的雲端服務就會有相當的門檻與轉換陣痛期,因此「初期選擇哪家雲端廠商」儼然成為影響公司未來 IT 環境方向的重大分水嶺。

選擇

Google Workspace 跟 Microsoft 365 無法比較,依需求評估合不合適最重要

在我們上網搜尋「G Suite Microsoft 365 比較」等關鍵字時,出現的搜尋結果多可看見不同立場的廠商提出對自身有利的部分內容進行比較的狀況。然而,就我們理解來說,這兩項產品當初的設計理念原本就有所不同,把兩者直接拿來比較是不必要的。與其比較兩項產品誰比較好,不如以企業自身的需求與目標作為出發點,以評估要導入哪個產品,這是我們比較建議的做法。因此我們將平時接受客戶諮詢時會向客戶提出的三個問題分享在下方,提供給仍在評估中的企業參考。

問題一、員工的年齡層
多數人喜歡待在舒適圈而反感變化。如果公司員工的主要年齡層是以40歲為中心,在他們剛出社會的年代,企業的IT環境仍是 Windows95~2000 的天下。所以如今要他們改用 Google Workspace 來工作,不僅用起來不習慣,重新學習一項新工具的意願可能性也相對低。因此如果大於40歲的員工人數比例較高,那麼導入 Google Workspace 可能會比較麻煩,選擇 Microsoft 365 或許會順利一點。

相對的,如果員工的年齡分布是以20~30歲占多數,由於 Google 多年來深耕教育界有成,多數人在學生時代早已接觸過 G Suite 教育版,因此當他們出社會開始工作時自然樂見並使用熟悉的 Google Workspace(舊稱 G Suite),至少不會特意選擇自己用不習慣的 Microsoft 365。
問題二、希望沿用 Windows 搭配 Microsoft 365( Office 365)的辦公環境嗎?
  • 公司內的文件大多都是用 Office 製作的
  • 對外業務往來所需要的文件必須要用 Office 製作
以上是一般企業決定要繼續使用 Microsoft 365 而不願意換成 Google Workspace 的兩大理由。

然而自2019年開始,Google Workspace 使用者已經可以直接開啟並編輯 Office 檔案,使得工作上必須使用 Microsoft 365 的必要性大幅降低。且 Google Workspace 是只要有瀏覽器就可以使用的雲端軟體,不管是用 Windows、Mac、平板還是手機,隨時都可以處理工作事務,時下流行的BYOD的工作方式也可以輕鬆實現。

以我們自身為例,平常工作上使用 Google Workspace 的我們,所使用的電腦一律都是Thinkpad X系列(Windows 系統),除了便於管理之外,也可以避免員工的電腦跟公司內部其他設備產生相容性的問題。但若是習慣使用 MacBook 的員工仍然可以 BYOD。因此即使公司內部統一使用 Windows 系統並且想要繼續維持這樣的狀態,仍然可以毫無障礙地使用 Google Workspace 。無論如何,對於使用者來說,選擇變多並不是件壞事;而對於企業來說,思考要導入 Google Workspace 還是 Microsoft 365 時,也是一個機會重新檢視一直以來的工作環境與模式。
問題三、希望維持現狀或是開啟嶄新的工作模式呢?
其實就結果而言,不管是 Google Workspace 或 Microsoft 365 ,都是集結了多項工具的套裝軟體,依據自己公司的需求或產業特性選擇合適的產品或許才是最重要的。如果認為現在的辦公模式沒有改變的必要,那麼也可以只從 Office 升級成 Microsoft 365,便能繼續使用跟現在差不多的辦公軟體同時享有雲端的便利。相反的,Google向來提倡的「Work Transformation」則是代表了既有工作模式的革新、不再受到軟硬體的綁架、改以協同合作的方式溝通協作,與主宰了辦公場域數十年的Windows+Office 體制有著概念上的差異。因此對於既有的工作模式感到不滿意、又或是可能對此抱有危機感的企業,便更適合進一步考慮與了解 Google Workspace 。

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