G Suite 是什麼?

5分鐘瞭解 G Suite懶人包

5分鐘瞭解 G Suite懶人包

我們整理了一份 G Suite 懶人包,您只需花五分鐘就能瞭解 G Suite是什麼,快速掌握 G Suite與傳統辦公系統的差異、個人Gmail所沒有的企業帳號管控權及專有功能,現行的 G Suite版本、費用、導入流程等相關資訊。本文歡迎轉載利用,因應消息會更新內文,建議轉載時可以附上連結。

G Suite 雲端工作 vs 傳統辦公系統

G Suite是Google專為企業設計的雲端辦公套組,包含Gmail企業信箱以及Google協作工具,對於多數300人以下的中小企業來說,比起導入各式各樣的系統,得花時間研究摸索,不如直接仰賴已做好萬全規劃的平台更為快速且輕鬆。

有些企業會擔心員工習慣使用Office作業或是客戶跟廠商都是使用Office檔案,但其實大家習慣使用的Word、Excel、PowerPoint等,都能在Google中找到相對應的文書工具,可以開啟/編輯Office檔案。雲端協作不僅不需要額外花錢安裝和更新版本,還能解決過去Office檔案無法多人同時開啟、共同編輯的情況,讓工作更有效率。

傳統辦公系統常見問題G Suite 讓工作更有效率
儲存空間嚴重不足30GB以上的儲存空間
在外工作不方便開啟瀏覽器即可使用,不同裝置也能同步處理
郵件或檔案須經常備份存放在雲端,安全性高,自動同步不必更新或備份
信件或資料量龐大時開啟或搜尋速度慢資料量再大仍能快速開啟、搜尋
花費時間人力處理郵件問題「Gmail」99.9%過濾垃圾信,收發信穩定,異常IP登入主動通知
員工離職後帳號交接困難用信箱別名,讓新員工無痛接管離職員工信箱
Email附加檔案查找不易,有些檔案無法分享透過「雲端硬碟」分享,檔案管理不混亂,搜尋速度快,可設定分享權限
僅能各自作業,檔案交接或查找不易可多人同時在線上協作,畫面即時更新,檔案自動儲存
預約行程或會議不便透過「Google日曆」管理辦公室資源、預約個人或公共行程更方便
公告新訊傳達沒效率用「協作平台」製作入口網站統一公告,製作及更新維護容易
請假需用紙本或Email申請利用「Google表單」請假,主管便於統整和管理
視訊會議設備成本高、維護不易,免費視訊APP又不穩定「Google meet」視訊會議連線穩定,可分享個人螢幕,不受設備限制
無法自行撰寫程式擴充系統功能具開放性的Google雲端工具,可自行撰寫程式也能使用擴充工具
需要配置技術人員或購買、建置系統G Suite功能多元、門檻低,尤其適合中小型企業,Google或經銷商可提供技術支援

G Suite 企業信箱 vs 個人Gmail

個人Gmail是免費的,企業用 G Suite則需要付費,那可不可以使用個人Gmail就好呢? G Suite是從企業、團隊的角度出發,具有許多個人Gmail缺少且專為企業設計的功能,當中最大的差異是 G Suite資源為企業所有,企業擁有所有帳號的最高管控權,可以管理帳戶中的業務資料。而個人Gmail是由個別使用者所有,公司無法管理個別員工的信箱帳號,因此當有職員離職時,所有該職員帳號累積至今的檔案、資料也會有一起跟著「離職」的風險。

下表列出 G Suite企業信箱與個人Gmail的功能差異供大家參考:

功能項目G Suite企業信箱個人Gmail
郵件名稱~~~@企業網域名.com~~~@gmail.com
管理權限提供「管理者後台」管控帳號權限
支援服務提供客服電話與信箱的支援服務
容量限制30GB以上的容量,升級可享無限容量15GB
垃圾信過濾 1.垃圾郵件偵測與篩選
2.回報/取消標示垃圾信
3.使用者垃圾郵件篩選器
4.電子郵件許可清單(白名單)
5.電子郵件黑名單
6.特定IP位址許可清單
7.機構單位的垃圾郵件篩選器
1.垃圾郵件偵測與篩選
2.回報/取消標示垃圾信
3.使用者垃圾郵件篩選器
其他服務 1.超過50項的雲端協作服務及應用程式
2.群組信箱每天可發送2,000封信

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G Suite版本與費用

G Suite已於2021/01/16起暫停販售,如欲了解全新版本Google Workspace,歡迎預約聯繫專人

G Suite有的三種帳號版本Basic、Business及Enterprise,改版成Google Workspace後,目前主要販售的版本共有7種,分別為Business系列的Business Starter、Busines Standard、Business Plus;Enterprise系列的Enterprise Essential、Enterprise Standard、Enterprise Plus,以及Frontline;Enterprise是Business的安全性加強系列,而Frontline則是專提供予前線人員的版本。

版本的選擇與公司需要的功能有關,像是稽核資料永久保留、應用程式製作工具、共用雲端硬碟、Cloud Search快速搜尋全域資料等功能,都是Business Starter版本不具備的;容量反而不是優先考量,因為隨時都可以進行版本升級,如果沒有特殊需求,一開始可以先購買Business Starter版本就好。

※若您還是有些猶疑,Google官方針對這些使用者,提供了為期14天的免費試用,而且透過經銷商田中系統申請更可獲得長達30天的試用機會。還沒使用過G Suite的企業,不妨趁此機會體驗看看,挑選出最適合自己的版本。

費用方面,依照各國經濟發展度與G Suite普及度而定,每個國家定價都不一樣,目前台灣針對全新客戶前20名使用者優惠64.8美金(NT$1,939),20名之後定價為原價72美金,跟其他地區相同。雖然可以在價格比較便宜的國家購買,但Google會看大部分使用者的主要登入國家,如果被發現不一致的話,價格馬上會調高。

版本 Frontline Business Starter Business Standard Business Plus Enterprise Essentials Enterprise Standard Enterprise Plus
儲存空間 2GB 30GB 2TB* 5TB* 1TB 5TB* 5TB*
價格 NT$1,795/年/使用者 NT$1,939/年/使用者 NT$3,877/年/使用者 NT$6,462/年/使用者 NT$3,590/年/使用者 NT$7,180/年/使用者 NT$10,770/年/使用者

*至少要有5位使用者(如果使用者不超過4位,則每人可享1TB儲存空間)

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G Suite 其他特殊版本

Google有針對一些特殊的機關或公司,推出專享的版本優惠,目前包含了教育版、非營利版以及新創公司啟用版。下面做個簡單的介紹:

G Suite教育版只對教育機關免費提供,適用對象包含幼兒園到高中各級學校、高等教育機構。除了免費版之外,也有付費版的G Suite Enterprise for Education,可以直接向Google申請或是找有支援教育版的經銷商購買。

G Suite非營利版是針對非營利組織(org.tw)免費提供,可使用Business Starter版本+共用雲端硬碟,且帳號數無限制。若需要更多企業級功能和管理員控制項,升級至G Suite其他版本時也能獲得專屬折扣。非營利版本無法透過經銷商購買,只能直接向Google申請,折扣亦同。

雖然沒有所謂的G Suite新創公司版,但Google有Startup Program,裡面就包含了G Suite。申請條件比較特殊,不是自己開公司就能申請,必須是未經收購或首次公開募股的企業,並考慮與Google Cloud長期合作來拓展事業,才有資格進行申請,且Google擁有此審核的最終決定權。

除了上述特殊機關之外,G Suite有免費版可以使用嗎?G Suite的前前身是Google Apps,當時是有提供免費版的,到現在也還可以使用,但2012年6月過後Google已不再提供免費版。

Google官方針對想要開始使用G Suite的用戶,提供了許多支援文件可以參考。若您仍有諸多疑問或害怕自己進行設定,田中系統有G Suite購買前的諮詢服務以及導入後的技術支援,讓您能夠安心的展開雲端辦公環境新生活。

G Suite 的導入流程

首先,必須擁有自己專屬的網域(<貴公司>.com),才能申請 G Suite,如果已有公司網域,即可向Google(沒有發票)或經銷商(可開立發票)申請 G Suite免費 14 天試用,申請時必須驗證網域擁有權,確認完之後再更改DNS的MX郵件紀錄指向。14天試用期結束後,若決定繼續使用,再依需求付款購買即可。

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