「有了Google Workspace,管理同仁信件更方便,不再怕被退信。」

摘要

實青健康管理(以下簡稱「實青健管」)為了提升信箱在寄送特別個資的安全性,選擇具有高規格安全性防護的Google Workspace(企業版Gmail)。並經由線上影音課程短時間內學會如何操作及設定Google Workspace的各項應用程式,其中包含Google Meet進行遠距會議、共用日曆追蹤同仁間的行程等功能。期許透過Google Workspace完整的應用程式及功能可以不斷優化內部工作流程,以達到更高的工作效率及品質。

客戶基本資訊

實青健康管理顧問股份有限公司

公司名稱 實青健康管理顧問股份有限公司
公司簡介 實青健管為職業安全衛生顧問機構,由具備勞工健康服務證書的專業人員,為企業提供包含勞安顧問、職場風險管理等服務。並整合如心理師、物理治療師及營養師與職安顧問等資源,以團隊形式依據醫學專業與職場需求,協助企業真正落實員工職場健康管理。
公司類型 醫療保健及社會工作服務業
公司規模 50人以下
導入時間 2021年
實青健康管理顧問股份有限公司

面臨的挑戰

使用個人Gmail被部分客戶擋信、特殊個資難以管理

實青健管剛成立時,由於團隊規模較小,員工皆是透過個人的Gmail信箱與客戶聯繫,並將檔案存放在個人雲端硬碟中。隨著公司規模擴張,客戶數也隨之增加,開始遇到一些較注重資訊安全的客戶,其郵件系統會攔截來自非正式機構的信件,導致透過個人Gmail聯繫的過程經常會漏信,造成相當大的困擾。且由於實青健管會經手一些檢查資料屬於特種個資,若使用員工個人Gmail,則這些資料皆會散落在各自員工手中,在管理上也相對困難。

難以回收離職員工的文件、換班交接易資訊不對等

實青健管隨著團隊人員增加,管理上也越發困難。且每當有人員離職或新加入時,由於資料、文件原先都各自存放在自己的電腦或個人雲端硬碟中,導致交接時發生文件不齊全或資料無法完全回收的狀況。另外,臨場服務醫護人員偶爾會遇到需要臨時請假並找人代班的情況,因此同位受照顧者內可能會由多位醫護人員負責,交接時若沒有妥善傳遞受照顧者的情報,就發生情報量不對等的狀況,從而降低服務品質。

實體活動因疫情不適合群聚舉行、且不夠熟悉應用工具

為了能提供更完善的職安調整規劃,實青健管除了協助客戶進行員工的健康檢查分析之外,更會定期實地探訪客戶的職場,若有職業安全衛生、勞工安全等講座的需求,也會需要面對面進行教學,但在疫情爆發後,活動的規模跟形式便有所限制,渴望有額外工具提供輔助。另外,公司內部分護理師對於文書、應用程式的運用不甚熟悉,若能妥善應用,內部的溝通也能更加同步、流暢。

田中系統提供的解決方法

使用企業版Gmail,管理同仁信件更方便且不再怕被退信

田中系統協助實青健管導入企業級雲端辦公軟體Google Workspace。Google Workspace提供的企業版Gmail,讓實青健管在用信件溝通時,不再害怕因免費信箱而被客戶阻擋,且企業版提供的管理控制台可以管理包含Gmail等應用程式資料的寄送,讓實青建管的同仁在處理特種個資時能夠更有效地進行控管,避免資料外流。

輕鬆備份離職員工的資料、員工換班交接資料順暢

Google Workspace所提供的雲端硬碟,讓實青健管的員工可以將資料皆儲存在由公司管理的雲端硬碟而非各自的電腦中,如此一來,若有同事離職僅需要遷移電子郵件以及轉移雲端硬碟資料還可進行備份,不必擔心會有檔案遺失或無法回收的狀況。當醫護人員交接時,可以透過其他協作應用程式,如試算表、文件等,將病患資料及注意事項清楚而完整地傳遞給每一位照護者。

觀看使用者/管理者線上影音課程,靈活運用各項功能

Google Workspace應用程式的功能操作,田中系統提供管理員和使用者兩種類型(兩種角色)的線上影音課程,不限觀看次數,讓實青健管的員工可以各自在工作之餘透過影片學習,並能更加靈活運用各項功能。例如:Google Meet商務視訊會議工具,讓實青健管在疫情嚴峻期間也能直接在線上舉辦活動以及進行多據點的會議;日曆及共用日曆功能讓員工們儘管經常同時在不同據點工作,也能迅速掌握彼此的行程,會計也能依據日曆的行程記錄核對工作時數計算薪資,讓內部的溝通跟作業都順暢許多。

透過Google Workspace各項應用程式,持續優化工作流程

田中系統協助實青健管導入雲端辦公軟體Google Workspace,其提供高安全防護的企業信箱系統,讓實青健管在對外聯繫的過程更加順暢;其遷移功能輕鬆備份離職員工的資料,實青健管的其他同仁不僅能快速接手,舊有資料也能持續被應用。同時藉由田中系統提供的線上教育訓練課程讓員工們可以快速上手Google Workspace各項應用程式的操作及設定。實青健管也期許自身能夠靈活運用各項應用程式,持續優化內部工作流程,讓整體團隊達到更高效率、更高生產力。

客戶評價

田中系統是個年輕有活力的團隊,在初期評估、導入過程經常去電聯繫,窗口給予非常大的協助,且提供解決方案的速度非常快。儘管窗口不在,其他同仁也都能協助迅速解決問題。

實青健康管理
陳先生

實青健康管理 陳先生

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