輕鬆管理銷售漏斗的工具和做法

Sales Pipeline Management: The In-Depth Guide

無論您在經營一家公司或身為銷售團隊的一份子,了解如何善用銷售漏斗都是非常重要的課題。事實上,由於銷售漏斗是管理銷售流程和邁向成交的直覺方法,因此談及公司健康程度時,您的銷售漏斗可說是命脈也不為過。

好消息,只要有合適的工具和做法,每個專業銷售人都能輕易管理銷售漏斗。

我們將會於這篇深入指南中,展示駕馭銷售漏斗管理的流程,讓您增強您的銷售流程並用它來預測、提升銷售績效。

一、什麼是銷售漏斗管理?

銷售漏斗管理的簡單定義如下:讓您在銷售漏斗中監控、導引商機的實際作為。

不過所謂的銷售流程管理其實還包含更多東西。

由於銷售漏斗管理關乎您的顧客銷售方式,按部就班規劃這套流程的話,您可以借助銷售漏斗管理同時達到分析和加強銷售流程的效果。

每筆銷售漏斗中的商機都佔據銷售週期的某個階段。若您將銷售漏斗管理得宜,便能夠有效追蹤、評估與每個階段相關的活動,活動類型包含:

  • 撥打陌生電話和寄送開發信給新潛在客戶
  • 安排會議並與新潛在客戶會面
  • 產出銷售提案

管理良好的銷售漏斗會讓您清楚銷售流程的運作狀況,以及哪裡可以大幅改善。

銷售漏斗管理的特點

為了充分回答銷售漏斗管理是什麼,我們必須檢視銷售漏斗管理的流程,該流程讓團隊能夠:

  • 在他們的銷售週期中發現並解決瓶頸、痛點
  • 更清楚知道為何有些交易會失敗,有些則會成功
  • 察覺並準備好面對銷售數字的下滑與增長

以上所有的成就都是依靠6個關鍵角色來驅動銷售漏斗管理的。

  1. 指標:多樣化的銷售漏斗指標可以用來分析您的銷售流程
  2. 維護:讓您的銷售流程維持整潔且運作良好
  3. 最佳化:管理良好的銷售漏斗讓您能夠評估流程,並將銷售周期內的每一個階段最佳化
  4. 銷售團隊管理:知道如何、何時幫助您的團隊將銷售流程發揮到極致,是銷售漏斗管理中不可或缺的一部分
  5. 銷售預測:正確的銷售漏斗管理讓您能夠預測、增加銷售營收
  6. 工具整合:最棒的銷售漏斗管理作業包含善用工具和整合,這些都是為了激發銷售漏斗的最佳表現而設計的

我們接下來會在這這篇指南中,帶您細細看過這些銷售漏斗管理原則。

二、打造銷售漏斗

在透過銷售漏斗管理獲利之前,您得打造銷售漏斗並實際運作才行。

沒有銷售專員會希望看見某筆可能成交的交易被遺漏,因此您的銷售漏斗應該要讓以下事務便得更加容易:

  • 視覺管理那些組成銷售週期的各項活動
  • 從陌生潛在客戶到轉變為顧客,檢視您的潛在客戶通過購買流程時在什麼位置
  • 使用像轉換率這樣的珍貴資料,展示您的銷售活動在銷售流程各個階段達到些什麼

記得這個世界上沒有萬用的銷售漏斗架構。漏斗裡會包含什麼樣的階段很大一部分取決於您的商業類型以及您用來開發潛在客戶與成交的活動。

不過有半打的基礎階段是常常會在銷售漏斗中出現的。您可以再將這6個基礎階段客製化,以滿足公司需求。

  1. 潛在客戶開發
  2. 潛在客戶品質評估
  3. 聯絡
  4. 建立關係
  5. 成交
  6. 追蹤關心冷淡的潛在客戶

決定一筆交易是否值得您在銷售漏斗中推進的最佳辦法,是在銷售週期內的每個階段建立代辦活動,或是需要達到的條件。

4步驟創建您的銷售漏斗

現在您知道銷售漏斗該怎麼運作了,接著邀請團隊一起打造你們的漏斗吧。在依循以下4步驟之前,請您先準備好詳細的潛在客戶清單、銷售流程中的活動分類,以及您的銷售營收目標:

  1. 定義好潛在買家。利用專門的CRM工具來定義、分類潛在客戶,以利您可以管理與他們之間的互動關係。
  2. 建置好銷售階段。在銷售流程中將活動劃分為不同的階段,並為潛在客戶各自分配一個階段。
  3. 檢視您的銷售週期。微調您的銷售階段讓它們符合您感覺一直重複進行的活動。
  4. 更新您的銷售流程。隨著交易在銷售漏斗之間推進,請將您的銷售階段保持在最新狀態。

使用像 Pipedrive 這樣的CRM工具,能夠讓您用更輕鬆的方式將漏斗反映到銷售流程上,然後兩者一起管理。您也可以建立好幾個漏斗,以達到管理複數銷售專案的需求。若您還沒準備好投資 CRM,那可以利用試算表工具來創造您的銷售漏斗範本。

三、如何鋪展並維護您的銷售漏斗?

漏斗建立完成後,比起單純將您的每日活動匯入進去(雖然這部分也很重要),您更應該把心力放在維護銷售漏斗上。

以下是4項重要的活動,讓您的銷售漏斗運作起來暢行無阻。

  1. 善用關鍵的漏斗指標
  2. 管控、改善不健康的銷售衡量指標
  3. 依照需求更新銷售階段
  4. 協助您的團隊管理他們自己的銷售漏斗

讓我們從根本來看看這4個活動在健全漏斗的維護中是如何運作的。

1. 利用銷售漏斗指標

運用以下列舉的關鍵銷售指標,將會幫助您監控銷售漏斗目前的運作狀況。理想上,您應該要為整條流程以及各個銷售階段都產生數字。

  • 交易數量:不管任何時間都要知道銷售漏斗中有多少優質潛在客戶,以該知道他們位於哪個階段,好讓您評估銷售流程的健康程度。
  • 交易價值:將您在銷售漏斗中的交易價值加總起來,了解您預期的營收,依照目前的進度是否能夠達到銷售目標。
  • 交易規模:將交易總價值除以銷售漏斗內的交易數量之後,您將能得到交易的平均規模,藉此了解大概需要多少筆交易才能達到您的銷售目標。
  • 成交日期:知道銷售團隊的平均成交百分比將會幫助您確定培訓機會,並推估月、季度以及年營收。
  • 銷售速度:您的銷售速度代表平均需要多少時間將潛在客戶轉換為付費顧客。知道潛在客戶通常成交前在銷售漏斗存在多久時間的話,便能抓出銷售流程哪個部分需要改善。

由於每個銷售專員的銷售漏斗都會定期更新,以上這些指標顯得彌足珍貴,可用來監控現在的狀態並於任何時間預測未來的銷售趨勢。

2. 處理不健康的衡量模式

使用專門的CRM工具將提供給您內建的銷售漏斗指標,讓您可以也應該要定期檢視。

實行漏斗健檢不只讓您隨著時間推進追蹤、衡量成效,還可以協助您:

  • 評斷指標失效
  • 採取步驟修正、改善它
  • 評估改善之後的改變影響如何

舉例來說,常見的漏斗失衡跡象是有太多交易懸而未解。

儘管優質潛在客戶開發越多利益越大,若缺少管理和有效的銷售漏斗,大部分的潛在客戶仍會停滯不前──尤其當您手上塞了那麼多筆交易,不知道如何分配您的時間排列優先順序更是如此。

當您清楚所有潛在客戶在漏斗中的位置時,等同減少遺漏潛在商機的風險。而維持銷售漏斗井然有序的最佳辦法,是用以下三個簡單步驟清理漏斗:

  • 找出委靡不振的潛在客戶:藉由銷售速度指標來找出哪些潛在客戶在漏斗或是特定階段花掉比其他人還要更多的時間。
  • 決定最佳行東模式:運用您最合理的推斷去決定是否要移除步調緩慢的潛在客戶。
  • 執行最終關心:將某個潛在客戶從漏斗永久移除之前,記得用Email重新評估一下他們的興趣程度。保留住那些仍具有購買潛力的人,並將那些沒有潛力的人加入名單,以利未來追蹤所用。

注意不健康的指標還可以幫助您揭示、啟動長期卡在特定階段不動的交易。

3. 隨時更新您的銷售階段

談到銷售漏斗管理,請記得定期檢視您的漏斗,因為您的效率容易被漏斗中的障礙影響,銷售週期也容易變得太冗長耗時。

搞清楚哪個階段的成效最佳,必要時新增或移除階段,這會簡化您的銷售漏斗,最終幫助您將更多潛在客戶轉換成付費顧客。

給繁瑣的銷售流程瘦身

當您在縮減銷售流程時,最好牢牢記住一旦銷售漏斗越長,潛在客戶的商機變越有可能在中途改變心意,進而導致交易無疾而終。

想辦法維持銷售週期的精簡度,少了凡人的繁瑣步驟將減少潛在客戶態度轉為冷淡的機會。

舉例來說,您可以:

  • 研究並專注在提供最符合期待的潛在客戶的銷售商機來源
  • 檢視您第一波堤案和報價的品質和意義
  • 減少追蹤關心的間隔

雖然盡可能維持銷售流程簡短很重要,還是要注意別矯枉過正,割捨掉必要階段。

加入更多資訊到未完全的銷售流程裡

銷售漏斗若遇上阻塞或是有任何缺陷,很有可能是資料不夠豐富的後果,這在銷售流程中是非常重要的階段。

檢視那些容易堆積或是逐漸流失商機的階段,將會幫助您確認、建立重要的銷售活動,這些活動當初可能沒有分配到應得的注意和時間。

舉例來說,沒有效率或是不夠清楚的潛在客戶開發階段,可能導致您的銷售漏斗縮減,並影響到銷售商機。若沒有包含定義好的必要追蹤流程,則會流失掉手上的潛在客戶。

4. 利用銷售漏斗管理來協助您的團隊

身為銷售經理,與團隊合作維護、管理您的銷售漏斗是重要的工作。適時提供專員指導和訓練,或是在他們需要幫助時有所覺察,都會讓他們獲得自行管理銷售週期的能力。

倘若您的團隊不理解通常一筆商機多快會通過漏斗,或是不知道他們的潛在客戶在一個階段會花上多少時間,就無法好好善用他們的時間與資源。

好在只要用合適的CRM工具辦公,您的銷售團隊就能用輕鬆的方式看見:

  • 他們擁有多少開放中的交易,這些交易又各自位於哪個階段
  • 哪些交易最需要他們的注意
  • 他們是否能夠達到銷售目標

鼓勵您的銷售專員保持漏斗整潔,並教導他們如何善用指標來掌握自己的銷售配額,這將會讓他們維持動力前進。

四、如何將您的漏斗最佳化?

您為什麼要將銷售漏斗最佳化呢?

簡單來說,透過評估銷售漏斗的績效,您的公司將更用最快的速度容易達成銷售配額目標、成長目標以及獲利目標。

在您滿懷期待要將銷售漏斗最佳化之前,必須先確定漏斗產生的資料準確且經過更新。您可以保持聯絡資訊更新,或是在潛在客戶通過漏斗時增加詳細註記,這樣能夠幫助其他部門那些同樣仰賴CRM資料的成員。

同時間,您也應該透過以下方式掌握進行中的交易:

  • 必要時將它們移回前面的階段──舉例來說,當您本來的窗口離職時就該這麼做。
  • 在每筆交易向前推進時更新您評估的結案日期。
  • 檢視、調整交易價值來確保它們始終保持準確。

準確的資料讓您更容易看出該如何改善銷售漏斗指標的結果,舉例來說,讓交易前進至下一個階段更有效率,或是改善您的交易價值、數量。

優化銷售結果

由於以上方式讓您能夠同步執行中的銷售活動和商機在漏斗中的進度,所以理解如何應用關鍵指標會幫助您在管理漏斗時,將銷售結果最佳化。

以下是個簡單的例子:

我們假設您的銷售指標告訴您,在銷售漏斗的第一個階段通常有30筆交易。若您現在只有25筆,那麼您就知道該向外找尋新的商機好達成該時期內的標準銷售目標。

若您的目標是增加成交率,銷售漏斗速度便至關重要。

計算銷售速度的公式若以美金為例,會長得像以下的例子:

交易數量 x 平均交易規模(價值) x 成交率
以天計算的平均銷售週期

以下則是該公式套入生活案例的模樣:

假設您的漏斗現在有30筆交易,平均交易規模是$5,000。您的成交率是50%,通常要花上您75的時間將優質潛在客戶轉換成付費顧客。

30 x $5,000 = $150,000
$150,000 x 50% = $75,000
$75,000 ÷ 75 days = $1,000

這代表無論哪一天都有價值$1,000的銷售正在通過您的漏斗。

我們再仔細看看上述的公式,您會發現有兩種方法逐漸增加$1,000的價值:您可以增加交易數量、規模或是成交率;再者您可以減少轉換時間。

為了達成以上兩個目標,您可以考慮:

  • 改善您的潛在客戶開發和潛在客戶品質評估流程
  • 把握更多商機進行交叉或向上銷售
  • 投資銷售訓練來幫助專員們用更好的方式評估潛在客戶的品質

好的CRM系統還會告訴您每個銷售階段的轉換率,讓您看見潛在客戶是從哪個階段開始離開漏斗的,並採取行動減少商機流失。

為公司設計最最佳的銷售漏斗

那麼您該如何將公司現有的銷售漏斗最佳化呢?

在您打算開始改善公司流程時,都應該利用專門的軟體將您現有的工作流程鋪展開來檢視。接著,您可以一步一步微調銷售流程,直到它漸漸符合基本原則。

您的銷售漏斗應該:

  • 標準化而且有一定的規律性,這樣銷售成果才會盡量規律且可預測。
  • 催化銷售部門的規律和效率
  • 借助內建的檢查點、指標和衡量工具,確保品質與可靠性

儘管您的顧客五花八門,您的目標市場大致上都有共同的購買動機。

經過標準化的銷售流程摒棄了「感覺」,並避免您在無意間強硬催促潛在客戶往下個階段前進。它也能帶來更高的成交率,縮短銷售週期,讓您的銷售作業更加容易分析。

有了制式化的銷售流程,您便可以讓新進人員更快融入團隊,並對他們的銷售技術與活動有更全面的掌握。

執行銷售漏斗檢視

一旦您將銷售漏斗的架構最佳化之後,就能用它來定期執行銷售漏斗檢視,幫助團隊持續產出最佳結果。

銷售漏斗檢視協助交易更有效率地通過銷售漏斗,並在正確時機提供大好機會檢查新商機。

舉例來說,別遲至銷售週期末端才出手幫忙您的專員處理困難的交易,您可以在前期就協助團隊採取策略以種下深遠的影響。

銷售漏斗檢視基本上需要每天、每週或每個月都撥出一小時,討論團隊的新進交易以及那些較為特別的交易。

您的CRM能夠幫您更簡單達到:

  • 根據交易時間和規模進行分類
  • 為每一筆交易檢查銷售活動
  • 確認並將火力集中在價值最高或是不須多費唇舌的商機

按部就班定期將您的銷售漏斗標準化,並檢視漏斗流向將提升您的銷售團隊業績。

您現在已經知道如何將銷售漏斗最佳化,那麼該是時候認識如何利用它來提升公司績效了。

五、借助您的銷售漏斗預測、提升公司發展

預測和提升公司績效有著密不可分的關係:管理得宜的銷售漏斗產出更多準確的銷售預測,這樣的預測回過頭來也能達成更多銷售目標。

銷售漏斗管理的主要目的是維護銷售流程的健康狀況,才能產生最佳結果以及準確的資料數據。預測的目標則剛好相反,是利用您手上的資料數據,隨時間推進預測銷售結果。

建立月度、季度以及年度的銷售預測將提供您需要的資訊,衡量並監督團隊邁向成功,並同時協助您做出更聰明的商業決策,刺激公司成長。

為何要做銷售預測?

身為公司擁有人或銷售經理,您希望付出更多心力來維持銷售漏斗巔峰狀態。您希望利用銷售漏斗預測特定時段內即將成交的交易規模和數量。

銷售漏斗越是清楚有序,它回饋給團隊的未來收益評估就越準確。您可以利用這個財務數據管理銷售庫存、支出以及現金流。

善用您的銷售漏斗進行有效的銷售預測,規劃出銷售旺季與淡季吧。

舉例來說,若銷售短期內有上升,您或許會決定:

  • 投資更多商品
  • 雇用更多員工
  • 擴充設備、硬體以及基礎建設

若銷售面臨下跌,您或許會決定:

  • 減少不必要的例行工作
  • 延宕之後的商業借貸
  • 重新訂立行銷方向,或是重新與冷淡潛在客戶連絡

銷售預測不僅僅是有價值的商業管理工具,長時間追蹤績效還可以展現出您身為銷售經理的輸入是否影響成果輸出。

以下舉例:

多虧CRM指標所帶來的銷售預測,您發現下一季預計有50筆交易能夠成交,它們的價值為$250,000,然而您的銷售目標卻高達$300,000。

知道這件事情後,您可以立即採取行動來提升團隊的銷售數字:

  • 利用銷售漏斗的銷售活動找出短缺的可能原因。舉例來說,是否有太多銷售員沒達成他們的交易追蹤任務?
  • 採取專門的教練策略處理赤字問題。您是否需要和團隊合作來找出默默消失的潛在客戶,或是在特定階段停留過久的交易?
  • 加強您提升士氣的技能。鼓勵您的團隊專心在成交上,讓交易維持在成交的軌道上對這段共體時艱的時期尤其重要。

找出問題之後重新評估銷售漏斗指標。您將能夠知道努力的結果如何,未來是否可以做點微調然後重新應用。

六、能夠加強銷售漏斗的工具

儘管理想的銷售流程會隨著時間改變,強化銷售漏斗最容易的方法是使用專門的CRM系統。

以Pipedrive為例,就是一套專門為公司擁有仁和銷售團隊設計的銷售漏斗管理工具,協助用視覺化的方式管理工作,並讓大家對結果更加滿意。

Pipedrive的功能和整合能力不只會改善銷售漏斗,更會幫助銷售團隊自我管理。

以下是Pipedrive的作法:

  • 一站式管控您重要的銷售活動:只有當您和團隊刻意在銷售週期內追蹤、紀錄並關心與潛在客戶之間的互動時,才會有更多成交發生。Pipdrive讓您將聯絡人連結至交易,整合信件來往紀錄,並將重複性的行政庶務及追蹤事宜自動化。
  • 檢視績效更加清楚容易:每個銷售階段的潛在客戶開發、品質評估、後續追蹤結果看得越清楚,就有可能轉換越多潛在客戶。Pipedrive 讓您及時看見銷售數據,並追蹤銷售商機的當下進度。
  • 利用整合來增強銷售漏斗的力量:善用專門為提升銷售流程而設計的新時代應用程式節省時間,減少例行工作並消滅挫折感。

Pipedrive的整合服務

  • 提供簡單、一鍵搞定的安裝服務
  • 對遠端團隊來說運作順暢
  • 簡化最常見的銷售領域工作,包含潛在客戶開發、Email行銷以及通話解決方案

Pipedrive的加值服務可不只能將銷售結果最佳化。舉例來說,與Pointagram進行遊戲化整合之後,便可以充分發揮團隊潛能,維持他們的參與度。

請記住:銷售或許關乎結果沒錯,但是流程仍佔了重要的一環,別只以結果為重。

七、讓您帶走的重要關鍵

管理、維護並將銷售漏斗最佳化在以下領域都扮演著關鍵角色:

  • 經控您的銷售活動,並挖掘出您的策略選擇
  • 分配並管理資源、訓練能量好邁向更多成交
  • 檢視您當下的績效並預測未來結果

合適的工具和技術也能協助銷售團隊做好潛在客戶品質評估、成交更多並花上更少的時間在手動作業上。

不過要把這些想法付出行動,您必須搞清楚現有的銷售流程處於什麼樣的狀態。

您是否在掌控任務或是維持商機有效流動上面遇到困難呢?如果是的話,您的銷售漏斗就該好好清潔一下了。

您希望更清楚銷售團隊的績效,以及哪些部分可以改善嗎?使用銷售漏斗指標搭配銷售預測來磨亮您的視野,釐清您該加入那些工作提供協助。

或許您的現行流程沒什麼問題,但卻想找個方法來大幅提升銷售結果。透過將銷售週期內的階段標準化,並定期執行銷售漏斗檢視,也許就是將漏斗最佳化的好方法。

無論您處於哪種狀態──也不管哪種銷售漏斗管理模式看起來最適合您的公司──維持漏斗整潔有序,加上客製化的CRM工具,您便能從銷售流程帶出最棒的績效。若有興趣的話,不妨來試試看Pipedrive提供為期14天的免費試用,或立即聯絡台灣經銷商田中系統,更可獲得最多30天的免費試用期!

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