15封保證對方會回覆的Follow-up Email範本

15封保證對方會回覆的Follow-up Email範本

每一筆交易的成敗關鍵在於與客戶的第二次接觸,因為這時候您會開始把潛在客戶和目標客戶轉換為付費客戶。有很多原因導致您的聯絡人不回覆您第一次的推廣訊息,所以精心準備第二次聯絡內容是把陌生電話轉換成潛在客戶的關鍵步驟。

Email或許是在首次介紹或提案後,用於追蹤關心目標客戶最方便也最合理的方式了。但Email同時也有個致命傷:大家的信箱常常塞滿了不想回覆的Offer、介紹信以及訊息。您該如何避免寄出去的信件被淹沒在目標客戶早已滿溢的信箱內呢?

別害怕!

我們有能夠處理每種銷售Follow-up狀況的法寶。讀完這篇文章,您便可以獲得一系列Follow-up Email範本,大幅增加目標客戶的回覆率,又不會打擾到對方,為您的銷售帶來長遠利益。

我們特地準備了15封能應付幾乎所有銷售狀況的Follow-up Email範本。此外我們也提供何時寄送這些Follow-up範本的建議,畢竟時機往往和訊息內容一樣重要。微調這些信件內容然後從中學習,您便可以大幅提升成交率。

一、Follow-up Email:怎麼寄?寄給誰?何時寄?

在開始接觸銷售Follow-up 範本Email之前,每個傑出的銷售員都要知道一件事情:顧客在準備好購買的時候就會下單。

所有銷售員都愛慘了火燙的潛在客戶,這種人下單神速不費吹灰之力,但只佔了您所有目標客戶的少數而已。真實的銷售通常都落在溫或冷淡潛在客戶身上。

事實上,根據Pipedrive 2020-2021的銷售報告書,55%的銷售專員把大部分的時間都花在銷售上,緊接其後的是客戶開發和潛在客戶品質評估。如果說大多數的潛在客戶都合格、火燙而且準備下單的話,數據就不會長這樣了。

談到追蹤關心潛在客戶,有三個規則您必須遵守:

  1. 耐心會有所回報。您必須放長線釣大魚,持續追蹤關心。對方杳無音訊不代表遊戲結束。
  2. 確保銷售和行銷立場一致,在追蹤關心潛在客戶上職責清楚。這樣能幫助您節省時間、避免重複,也會表現得像是團結的隊伍。
  3. 您需要一套系統。像Pipedrive這樣好用的銷售CRM大大有益於避免尷尬的情況發生,比方說重複Email或是讓對方感覺自己被垃圾郵件轟炸。

上述第一點和第三點十分直觀,但許多公司會搞不太懂第二點是什麼意思。由於行銷往往被委任開發潛在客戶,銷售則是負責成交,要雙方寄送同步一致的Follow-up Email因此沒有想像中容易。

二、如何透過更棒的Follow-up流程提升回覆率

起筆撰寫您的第一封Follow-up Email之前,您必須先打造出無堅不摧的Follow-up流程(或是整頓現有流程中較為鬆散的步驟)。

我們先從Follow-up流程必須包含的四個重要階段開始,接著看看將流程最佳化的過程中要避免哪些錯誤。

三、Follow-up如何融入您的銷售漏斗?

Follow-up如何融入您的銷售漏斗?

Marketing Wizdom的Robert Clay曾說過,只有2%的潛在客戶會在首次會議後成交

因此您應該把首次推銷的目標放在建立基礎和開始挖掘流程上面,像是打聽還有誰會加入採購流程,以及對方下決策的方式。

同理,就算您收到冷冰冰的「不需要」回絕,比賽仍未陷入死局。

這樣做為何重要?很簡單:您追蹤關心的方式會依據目標客戶在銷售漏斗的位置而定

您的銷售漏斗在每個階段都需要一系列的Follow-up Email,通常可拆分為以下階段:

  1. 獲得潛在客戶:潛在客戶首度填寫表單或是採取行動和您建立關係。這時候您必須快速回覆,打鐵趁熱。若下次會議時間或是下一步行動沒有明確定義,您也需要做好追蹤關心。
  2. 決定潛在客戶的優先次序:您的Follow-up訊息內容取決於手上有的目標客戶資料,以及他們採取過的行動。舉例來說,您會希望給那些造訪過價格與功能頁面好幾次的人,投放強而有力的行動呼籲(call-to-action)。
  3. 開始討論:您與對方建立關係的方式會受到好幾個因素影響。舉例來說,若對方是資深決策者,您就需要在第一封Email放入策略性的資訊;相較之下,若對方職能偏向「技術」,就會比較喜歡技術性的內容。您的Email推廣內容要因連絡對象而異。
  4. 推進商機:首次對談後,您希望約個簡報或推銷的時間。所以接下來您可能會安排第二次通話或會議,了解一下對方的質疑點和時程。您必須引領對方往下個階段邁進,這部分就講求追蹤關心了。

別害怕詢問對方下一步該如何進行。您甚至可以詢問對方偏好什麼樣的關心方式,還有時間長短。

雖然客戶有時候很難喬定時間,您還是要盡量在聯絡結束前訂下明確的下一步。請在會議或視訊通話尾聲進行,這時候您比較好對照時程。

最後,一定要記得給您的首次會議做總結。總結是通話結束後馬上寄送Follow-up Email的好理由。這麼做還有什麼好處?您會因此深深烙印在對方的腦海裡(以及信箱)直到下次通話。

這邊我們點出了如何把寄送Follow-up Email融入您的銷售漏斗,接下來我們來談談Follow-up Email其中一個最重要的元素:時機。

四、何時寄送您的Folllow-up訊息?

好的Follow-up Email仰賴時機。知道要等多久、要在一天之中什麼時間以及一星期中哪幾天寄送Follow-up Email能幫助您達到更高的回覆率。

以下提供您該用看看的Follow-up Email類型,以及寄送的時機:

  • 簡報介紹之後:首次簡報後隔一、兩天寄送第一封Email。您可以把這當作檢視對方痛點的好機會,感謝他們撥空參加,隨信附上下一步的行動呼籲。
  • 與決策者們討論:銷售週期若有其他利害關係人就會拖比較久。簡報之後隔個四、五天再寄出第一封信(但您需要在電話裡就知道對方的採購流程),給對方足夠的時間和團隊其他成員討論。
  • 追蹤關心不回應的客戶:您需要一套針對客戶不回應的Follow-up流程。您可以提供其他額外資源,詢問對方是否還有興趣了解,或是其他推進的好辦法。
  • 收尾信:若您的首次聯繫都還是無消無息,那最後一件能為之事就是收尾了。您可以告訴對方說您會關閉此案,或是將這則訊息當作約時間的最後一次機會。

寄送Follow-up Email的最佳日子及時間會因產業而定。最佳的參考來源呢?就是您的CRM。

觀察哪些Email的開信率和回覆率最高。分析這些信件在一星期當中哪些日子和時間寄出。善用分析結果來規劃您的Follow-up時機。

接下來我們要深入討論您在上面那些情境下需要用到的Email範本(依照使用案例區分)。

五、避免5大Follow-up錯誤

避免5大Follow-up錯誤

建立好一致的Follow-up流程,您等於已經遙遙領先了。

但若想要避免潛在客戶流失,您還有好幾個問題需要先解決。

在所有銷售人員會犯的Follow-up錯誤當中,以下五個最容易讓銷售團隊出局:

  • 追蹤關心的速度不夠快:許多思想領袖都認為您應該要在潛在客戶洽詢五分鐘之內回覆。這樣的想法其實不切實際,因為您無法整天待在電話旁邊,而且您的客群可能涵蓋全世界。然而快速追蹤關心還是很重要的。您拋下對方越久,對方回覆的機會就越低。把系統架設好,確保您的回覆速度及時有效。
  • 沒有聚焦在公司上:許多銷售專業人士錯在把精力都放在目標客戶上。若您是和大公司做生意,就需要和多個對象互動。記住永遠都要盡量蒐集所有利害關係人和採購流程的資訊,照顧好每個決策者。
  • 不夠常追蹤關心:Velocify所做的研究發現93%的付費客戶都被聯絡了6次左右。所以務必確定您在開始客戶關係後有夠常追蹤關心。這篇文章後半段會告訴您如何增加價值來做到這一點。
  • 沒有使用對方青睞的聯絡管道:據說90%的客戶希望業務透過Email和他們連絡。不過也有些人比較傾向電話或其他溝通形式。若對方喜歡電話勝過Email,問清楚什麼時候適合找他們。
  • 沒有追好您的指標:漏監測銷售表現的話,您就不會知道自己方向是否正確。利用CRM監測您的Email開信率和回覆率,觀察每一種Follow-up Email的表現如何。

六、做好Follow-up Email最佳化來提升回信率

做好Follow-up Email最佳化來提升回信率

在進入到下一批Email範本之前,我們先來談談您該怎麼讓Follow-up流程變得更好。

透過這些方法將銷售流程最佳化,您便很有機會看到一般Follow-up的回覆率、轉換率有所提升。

  1. 從價值出發:看見新潛在客戶進入銷售漏斗,我們直覺會想要馬上開始推銷。但這邊其實要盡可能增加價值才對。新潛在客戶不太可能會馬上信任您,所以您該像個顧問一樣帶領他們,建立重要的信任關係邁向成交。
  2. 善用數據資料:利用第三方分析資料和業界思想領袖的說法來為您的所言所語佐證。您也該好好利用社會認同(social proof),像是客戶見證以及成功案例,展示您為客戶努力產出的成果。
  3. 避免自動化:自動化對於簡化特定流程來說是非常強大的工具,但若涉及到追蹤關心,您必須盡可能個人化。您在接下來的範本和案例會發現,大部分都要求您理解目標客戶的公司。這無法透過計時的自動化流程完成。
  4. 保持對話暢通:依據Offer的複雜程度,您會需要進行不只一通電話或會議成交。若對方公司有好幾位利害關係人更是如此。所以要記得保持對話開放,而且盡快往下個階段邁進。
  5. 添加個人風格:人們傾向和喜歡或尊敬的對方做生意。您時時刻刻都應該在銷售流程中做自己,尤其關心追蹤更是如此。即使您有點偏激,許多決策者還是會敬佩您堅持自己的信念。

七、言歸正傳:我們進入Email範本

言歸正傳:我們進入Email範本

使用案例:首次會議之後

也許您在寄出首封陌生Email之後,和目標客戶開過會,也和對方做過簡報了。您覺得這場會議表現不錯,這筆交易有譜,誰知道三天過後對方卻杳無音訊。

這種情況適用經典的「友善提醒」或「跟進」Email。這邊的重點在於延續對話,提供確切的回覆理由。好好利用以下的銷售Follow-up Email範本完成任務吧:

1. Email主旨:您準備好後續跟進了嗎?

[名字],

今天這封信想要感謝您撥空參加會議,並確認您是否有意願繼續評估。

若您有興趣,請務必告訴我們接下來怎麼協助。

期待您的回覆。

[簽名檔]

雖然您應該在一開始就盡量提供對方足夠的資訊,但若有懸而未解的問題或需要您提供諮詢的部分,也是很好的Follow-up契機,讓您能夠自然地跟進。若您在銷售簡報時就營造出這種情境那就更棒了。

2. Email主旨:好消息!我們能提供您需要的資訊。

[名稱],

感謝您在[日期]時給予我介紹的機會。

這邊我已經和會計部門/老闆/倉儲確認過了,他們很樂意協助[對方的特別要求]。

若您希望繼續討論,歡迎讓我知道喔。

[簽名檔]

如果您在銷售的產品或服務本身有一定的複雜程度,或是對方要求客製化的提案或價格,那第一次會議之後您大概得先喬一些事情。

這可說是最好寫的Follow-up Email,但仍有許多人搞錯方向,把所有資訊硬塞進Email內文當中。對方打開Email若看到小說等級的內文,當下八成不會想回覆您的訊息,於是這封Email就這樣石沉大海了。給對方需要的資訊即可,同時讓他們在方便的時間自行挖掘,您會發現收到更多回覆。

3. Email主旨:您想知道的資訊在這裡。

Hi [名字],

很高興今天能與您討論,藉此機會我們更認識了您和貴公司喔。

誠如會議中所答應的,這邊提供您更多資訊。我把您關於[要求]和[其他事項]的內容附件在下面了。

參考過這些資訊,且希望我們回電與您討論的話請務必通知。我很樂意回答您所有問題喔。您也可以隨時撥打[您的電話號碼]找到我。

[簽名檔]

使用案例:追蹤觸發事件

我們假設您有使用某些形式工具在追蹤、分析銷售Email及銷售電話,協助將流程自動化,知道什麼時候該接觸目標客戶。若您還沒有,趕快起身去挑款工具吧,我們會在這邊等您繼續。工具到手了嗎?很好,那我們繼續前進囉。

若您的分析工具顯示出某位目標客戶開啟過Email、點擊過連結並造訪過您的網站,那您務必要趁對方尚未降溫之前聯絡,然後把他們加到銷售漏斗裡。這種情況有兩種範本選擇,您可以依據您的銷售風格及個人特質挑選。

4. Email主旨:您想要得到更多資訊嗎?

Hi [名字],

相信您已經抓出時間讀過我先前寄送給您的Email,也造訪過我們的網站了,所以我想現在是再與您聯絡的好時機。

您對於我的提案書有任何想法嗎?我很樂意通話與您確認,藉此回答您所有問題。

請問何時方便與您快速討論呢?

[簽名檔]

另一個範本比較單刀直入。

5. Email主旨:我注意到您對[公司名稱]有興趣。

Hi [名字]

希望這封信沒有嚇到您,但我注意到您已經讀過我先前寄送的Email,您也造訪過我們的網站了(拜科技魔法之賜)。所以我認為現在是進一步討論的絕佳時機。

請務必讓我知道您方便預約的時間,我會帶您認識我們的合作方案。

期待您的回覆。

[簽名檔]

使用案例:目標客戶還有其他事情要確認

您首次聯絡的對象很有可能不是最終決策者,所以需要先離開和同事或是老闆討論。這種狀況下,您會希望給對方多一點時間確認,同時輕微關心保持交易的溫度,甚至可以稍微從後面推一把。我們建議您給對方4到5個工作天再寄送關心信件。

6. Email主旨:這邊是答應給您的[公司名稱]資訊。

Hi [名字]

感謝您[日期]時抽空聽我介紹。我真的非常期待和貴公司建立良好的關係。

先前您提過需要和[某人]確認才能下決策,這邊我很希望之道他們對提案書有什麼看法。

請問您是否有方便的時間讓我們討論一下如何推進這筆交易呢?

[簽名檔]

使用案例:商展、線上活動或研討會

商展和研討會是認識潛在客戶的好所在。若選到正確的場合,您很有可能準確命中目標市場。對方已經對您有好感,所以給了您聯絡資訊也展現出興趣。看起來這次的Follow-up Email寫來不費吹灰之力,但您還是有可能出錯。這種狀況下的Follow-up Email非常適合提供更多您的產品或服務資訊背景。

7. Email主旨:這邊提供您有興趣的[公司名稱]資訊。

Hi [名字],

這次的商展真是精采,希望您也開心。我想把握機會感謝您對於[公司]有興趣了解。

我很確定您希望改善的[目標]是我們公司的核心業務,所以還是認為盡早與您聯絡比較恰當。

先前我好像已經有寄送[資訊]給您參考了。若您希望了解更多,我很樂意通話與您快速聊聊。

請務必告訴我您是否有問題,或是希望來一場更深度的討論。我隨時歡迎您。

[簽名檔]

使用案例:馬上留下語音訊息

語音信箱和Email就像培根和蛋分不開。搭配Email的陌生電話會額外推目標客戶一把,展現出您的誠意博取他們的注意。一加一能夠給您帶來大於二的效果。這邊的秘訣在於速度。留完語音訊息之後,幾分鐘之內就寄出Email,追求這個經典組合的最佳效益。

8. Email主旨:[稍早我嘗試聯絡您]。

Hi [名字],

稍早我有致電給您,剛好遇到您忙著處理其他事情。這種狀況我懂。

請您回撥[電話號碼]給我,或是讓我知道何時方便再聯絡您一次。

期待您的回覆。

[簽名檔]

使用案例:搞錯人

有時候找到正確的交談對象等於成功了一半。若您在陌生電話或陌生Email之後才上網發現對方的聯絡細節,也許能寄送追蹤關心訊息喔。對方通常會和您確認說他們是您要找的人,或至少把您轉介給正確的對象。

9. Email主旨:希望您能糾正我的錯誤訊息

Hi [名字],

幾天前我有寄信給您討論關於[公司或產品],信寄出去後我才發現自己找錯人了。

我們公司提供[服務或產品],我認為非常適合[公司名字]。

想確認您是適合討論相關業務的人嗎?若不是的話,您是否能夠幫我找到正確的決策者呢?

期待您的回覆。

[簽名檔]

使用案例:繼續追蹤您之前寄送的Follow-up Email

事情來到這一步就有趣了。當您在追蹤對方沒有回應的Email時(或甚至好幾封信),很容易聽起來飢渴或發牢騷,這當然不是您想遵循的銷售最佳做法。遇到這種狀況,您先前的準備和規劃就有其價值了。

還記得我們前面說過您該設計一系列有趣的訊息,一點一滴慢慢餵給目標客戶嗎?現在就是把這些Follow-up Email範本解放出來確認成效如何的時候了。

10. Email主旨:您可能還不知道[公司名稱]的小秘密

Hi [名字],

我先前有寄信給您介紹[公司名稱],並感覺您和[公司]非常適合。

您知道我們的客戶使用了我們的的[軟體]之後,[銷售]方面達到[43%的成長]嗎?我們也有提供[完整教育訓練]和加碼[20%折扣]喔。

若您希望了解更多,請知會我一聲。我很樂意透過30分鐘的會議告訴您所有事情。

期待您的回覆。

[簽名檔]

我們能從成功的社群媒體活動學到很多事情,所以記得給目標客戶可以讓他們分享給同事或員工的內容。

11. Email主旨:送給您和公司的大禮!

Hi [名字],

我知道您一定正忙於管理團隊,幫助他們提升[職能]能力。前陣子我有寄給您一些關於[產品或服務]的資訊,感覺現在是和您進行實際Demo的好時機。

隨信附上一些訪客登入連結/免費樣本/折價券讓您使用[產品或服務]。您可以分享給您的員工以及同事。我很期待收到您的想法喔。

我由衷希望能和您進行30分鐘的面談,因為我真心認為我們可以為您的[作業領域]增添更多價值。

我們是否可以約個電話或會議時間呢?約個電話或會議時間呢?

[簽名檔]

12. Email主旨:還是希望能聯絡上您。

Hi [名字],

很可惜我們先前都沒有聯絡上。上次會談時您似乎對[產品或服務]很有興趣。

我知道您大概非常忙碌,所以很樂意在您方便的時候約個電話,就算是一般下班時間甚至假日都沒問題喔。

我沒有要打擾您的意思,但若能得到您的回覆就太棒了。

先謝謝您了。

[簽名檔]

若您有進行任何形式的內容行銷,像是部落格或刊物,就能夠當作Follow-up Email的好藉口喔。

13. Email主旨:[Pipedrive提升您的營收的10種方法]

Hi [名字],

上回見面時我能明顯感受到您對於[部落格主題]非常有興趣。

所以當我看到內容團隊發布了[部落個或文章名稱加超連結],馬上就想到您會喜歡。

我由衷希望知道您對這篇文章的想法,同時討論我們能怎麼幫助您達成[目標]。

方便和您通話嗎?您何時方便呢?

感謝閱讀此信。

[簽名檔]

使用案例:訣別

有時候要得到回覆的最佳方法是威脅結束關係。最壞情況之下,這封Follow-up Email範本也能讓您把銷售漏斗清乾淨,告別那些毫無希望的交易。有時候放掉交易好過繼續鞭屍。

從這樣的觀點出發,其實您也沒什麼損失,所以只要保持體面,臉皮稍微厚一點也無傷大雅。添加一點幽默反而會讓您看起來更容易親近,也許就此推倒對方心中的高牆也說不定,總之就試試看嘛!

14. Email主旨:我等得心好冷喔。

Hi [名字],

上幾個月我嘗試聯絡您好幾次了,但都沒有成功,這不禁讓我猜測您沒有興趣。沒關係,我不會往心裡去的。

聯絡的時機點不好,事情已經發生了。我很樂意在下幾週或接下來幾個月與您聯絡,拖到幾年後好像就太晚了。

先前您大概被外星人綁架了吧。請告訴這些外星朋友我很願意拜訪他們,也樂意透露我的所在位置。

接下來我不會再連絡您了,但您還是可以留下我的連絡資訊,以便您日後需要[服務]。

[簽名檔]

經典的「優良管家」Email魅力十足,能當作您提供聯絡資訊的完美藉口。

15. Email主旨:我可以關閉此案嗎?

Hi [名字],

我老闆要求我清理銷售漏斗,所以我覺得有義務告知您在清理名單上。

若您真的沒有興趣,我是否可以關閉此案呢?

如果您其實有興趣,您會建議我們下一步該怎麼做?

感謝協助。

[簽名檔]

八、不要受限於銷售Follow-up Email範本

儘管您使用了優良的範本,也為客戶進行些微的客製化了,但仍要記住Follow-up Email還有更多細節值得注意。我們這就來看一些能應用到您家團隊的技巧。

團隊合作帶來更多成交

誰的工作在培養潛在客戶的興趣?我們建議您使用團隊合作架構清楚的系統。您要確認行銷和銷售合作提升潛在客戶的興趣,並時時記得追蹤。

若您是銷售經理就應該搭起行銷和銷售團隊之間的橋樑。您也該了解其他團隊正在進行的任務,畢竟您不會希望轟炸潛在客戶的信箱,結果不同團隊都給同一個人寄送不同訊息。

  • 您要定期寄送有價值的相關訊息,沒有妥協,夙夜匪懈。
  • 與目標客戶的溝通務必順暢。若您的目標客戶清單很長,一個一個連絡顯然不切實際又不合成本,所以請善用我們前面介紹的範本。
  • 追蹤並記錄。像Pipedrive這樣的系統能確保您和客戶的每次互動都依照時間正確記錄、執行。若您計畫拓展公司規模,試算表和日曆提醒無法隨之成長。
  • 準備好內容。您的團隊需要專門、實用且有趣的資訊,用來產出Follow-up Email內文。沒有什麼比內容空洞的Follow-up Email還有悽慘。切記不要在信中碎念。

九、Follow-up Email的時間點是關鍵

雖然您每天都想著目標客戶,但對方卻不一定把您放在心上喔。您可是在和其他公司、交易案以及有限的人腦記憶鏖戰呢。

您必須確認自己有設想周全,計畫定時和目標客戶提醒自家產品或服務。

「了解您的客戶」永遠都是銷售的首條誡命,同時也是編寫Follow-up推廣策略的黃金規則。

通常您會希望在首次連絡後馬上進行二次聯絡。中間隔個一到兩天最為理想。在進行客戶開發時,記得提醒對方您是誰、先前討論過什麼,以及您之前附上的提案或建議下一步。

接下來登場的就比較有意思了。您知道對方的採購流程嗎?對方是否有您認識的預算或採購窗口呢?

也許您透過內線消息,得知對方手上有筆和您競爭對手的交易過期了。請確認這些事情都在您的掌握中。許多交易都是經過首次簡報數個月或甚至數年後才開花結果,原因在於好的時間點。您一輩子都不會知道高品質的銷售Email會如何促成您和客戶的關係,所以我們才認為上面介紹的Follow-up Email範本會對您有幫助。

十、結論:應用及學習

您應該有注意到這些Follow-up Email範本都有個共同點:篇幅都不長

您的目標客戶八成都非常忙碌,而人類天性又容易看到落落長的文字牆後馬上關掉Email。若您夠幸運,對方也真的有興趣,那他們會決定晚點再讀這封信。

不過多數來說,對方這輩子都不會再看一眼了。所以信件內容要直接切入重點,需要送過去的長篇資訊用附檔或連結取代即可。

當然這篇文章只是個出發點,您還是需要實際運用我們介紹的範本,調整成您的客戶和市場的形狀。這些範本有助於提升您的Follow-up Email回覆率。除此之外,不妨來試試看Pipedrive提供為期14天的免費試用,或立即聯絡台灣經銷商田中系統,更可獲得最多30天的免費試用期,或許日後還有機會為您的公司撰寫成功案例!

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