13招教你透過CRM提高銷售流程的生產力

13招教你透過CRM提高銷售流程的生產力

客戶關係管理(CRM)軟體提供了一系列功能供您用來提高生產力。CRM軟體能幫助您節省時間、建立更多效果良好的銷售流程,還有聚焦在高價值的任務上。

好的CRM幫助您有效利用時間,無論您是在辦公室上班或是遠端工作,一人身兼多份任務也不用擔心工時過長。

我們會在這篇文章分享提高生產力的實用秘訣,您從今天開始就可以實行。從獲得潛在客戶到工作自動化,一共13個利用CRM提高生產力的方法:

一、將銷售工作流程的任務自動化

將銷售流程自動化以減少枯燥又耗時的工作,這樣做將提高生產力,實踐最佳做法。

我們知道控管良好、衡量到位的銷售工作流程是刺激成長的基本。我們這就來看看如何將流程內的工作自動化,這對於以活動導向的銷售方式來說幫助非常大。

以下提供7種能夠輕鬆自動化的銷售工作,提高您的生產力:

  1. 自動寄送個人化的Email:當交易或潛在客戶抵達特定銷售階段後,寄送Email維持他們的熱度。
  2. 當銷售狀況向前推進時更換交易擁有人:當交易或潛在客戶通過某個點時,將它們指派給資深員工。
  3. 新增新的聯絡人時就建立追蹤活動:確保您不會遺漏掉任何一筆珍貴商機。
  4. 銷售漏斗管理:當交易超過一定時間都沒有聯絡的話特別標記。
  5. 潛在客戶監控:追蹤聯絡人與您們公司的互動狀況,以及員工與聯絡人的互動關係,像是Email開信率或寄出況狀,同時自動規劃銷售活動時程。
  6. 添加聯絡人資訊:從問卷服務自動匯入資訊,同時透過串接將聯絡人資訊從社群媒體抓到CRM。
  7. 潛在客戶品質評估與評分使用像SalesWing這樣的CRM串接服務,優化您的潛在客戶評分流程。

設定這些自動化提高員工的生產力,減少他們花在行政工作上的時間。話雖然這樣說,高品質的自動化與採取個人工作模式之間,仍舊有個平衡性在,畢竟為個人良山打造的工作流程可說是真正高效的策略。

二、管理您的銷售活動

銷售講求管理許多人際關係,而這代表要記錄數量龐大的資訊。幸好通訊錄和牆壁圖表的時代已經結束很久了。

CRM提供更動態的方式管理銷售活動。使用CRM管理時間能幫助您避免資料重複,並確保您能得到想要的所有資料。

生產力很大一部份在於聚焦最重要的工作。像Pipedrive這樣的CRM能把所有銷售活動整理到單一畫面上,您還可以根據時間條件來篩選。

CRM和行事曆同步代表您能追蹤會議,將時間空出來專心研究和準備提案,這樣有助於提升專注力,避免被其他事情干擾。同時間您也等於扛起責任:把這些事情放進行事曆,您便有使命感完成任務。

所以銷售活動都可以用行事曆或是清單的畫面檢視。設立銷售活動類型強調出推進交易的行動,像是通話、Email和會議,同樣能夠提高專注程度。

每天開始前嘗試花個五分鐘(若您的行程滿檔,至少留點足夠的時間)更新行事曆和工作內容。

用看板模式管理銷售漏斗

看板模式是日本Toyota工程師所發明的專案管理方法,其目標原先是提高汽車製造業中的人為工作生產力,現今也被全世界廣泛應用。

看板模式的作業方法,是在卡片上記載詳細的工作內容,然後於清單之間移動卡片,或是從某一列移動到下一列去。最終目標是幫您將需要完成的工作輕鬆視覺化。

看板模式非常適合銷售,因為它靠一頁的篇幅,就能完整呈現出交易在銷售漏斗內的進展狀況。

三、將您的CRM與其他工具串接

要提高銷售流程的生產力,將CRM與其他工具串接是不可或缺的。

手動在系統間複製資料曠日廢時,還會增加犯錯的風險,您的銷售專員更可能染上惡習,像是把重要工作拖到一日之末。與其他工作串接能夠解決這個問題,此外,與行銷工具串接還能確保您善用手上的數據。

趕快來Pipedrive的Marketplace看看哪些工具能強化銷售流程,比方說Zoom、Teams等等的視訊工具,還有QuickBooks以及Xero等帳單工具。

單一集中的工作生態圈

在不同系統之間切換來切換去很浪費時間,不只打斷注意力,要保持專注和秩序也非常困難。

您的CRM越強大,在裡面能進行的工作面向就越廣,也越容易保持專注。所謂強大一部份在於和其他工具串接,另一部分在於挑選的CRM能管理您職位的關鍵作業。

四、銷售資料中心化

從許多面向來說,系統化是維持成長的關鍵要素。其中一個面向是建立、提煉可重複的銷售活動,讓您訓練團隊成員採取最佳做法。

這邊的關鍵在於擷取知識,隨時更新並確認大家都能取得。從銷售的角度來看,這樣的知識往往是指重要的銷售文件,例如提案書、報價單、合約書或是Email範本。

別把這些文件閒置在資料夾裡面生灰塵了,趕快把它們載到CRM去吧,可以使用Pipedrives。統一管理這些資源會節省時間,確保大家都能取得最新版本的資源,有助於銷售流程與日擴增。

五、洞察識別風險與商機

銷售儀表板提供了一頁式的績效介面。您可以把這想像成病床旁邊的監視螢幕,告訴大家病人的重要資訊。

儀表板帶來的洞察分析與報告有助於您進行優劣排序、找出問題,進而提高生產力。

您的銷售儀錶板應該要包含以下洞察分析報告:

  1. 用來源區分的潛在客戶和交易
  2. 銷售漏斗中的交易數量
  3. 銷售漏斗中的交易的平均規模
  4. 潛在客戶成交的平均時間
  5. 成交比例:多少潛在客戶轉換為實際銷售

觀察趨勢辨識出風險與商機。風險的話,您可能會注意到平均交易規模下降(因為顧客縮減成本嗎?或是因為您提供太多折扣了?),又或者是轉換率在某個銷售階段直直落。(您是否執行銷售活動不彰,或是潛在客戶品質評估沒做好?)

六、給予銷售專員需要的功能權限

正確設定權限確認大家都能馬上取得需要的資料。

管理權限的最佳做法是為特定的團隊成員群組建立權限集。代表每當有新成員加入,您便能快速分配對方需要的工具和存取權,不用花時間為每個人單獨設定權限。

七、善用標籤和篩選器來快速取得資訊

需要查看某個推廣活動的聯絡人清單嗎?還是說您想要看見所有符合特定輪廓的客戶?

標籤篩選器讓您對聯絡人和公司資訊有更深的認識,代表您可以迅速得到想要的資訊。

您可能會希望看見以下資料:

  • 三個月以前的交易
  • 失敗原因
  • 某位銷售人員擁有的交易

您也可以把篩選器和洞察分析報告方想給團隊。如果您在使用Pipedrive這樣的雲端銷售CRM,還能直接把連結存進瀏覽器書籤裡面。

您還能選擇在CRM添加客製化欄位,依照行銷活動給聯絡人資料特別標記。

八、交易協作

CRM讓不同的團隊成員取得資料。將其他人標記在留言區,這樣他們便能直接加入到潛在客戶或交易的頁面一起工作。

從其他同事那邊接獲通知、接手工作,這樣的做法能鼓舞人心,也有助於專注。

小型公司尤其能從團隊合作中獲利,因為這讓銷售人員更有組織架構,還能給予他們喘口氣的時間,也有助於特定時間內集中精神在工作上,防止工作量超標或是拖延症發作。

九、用最省力的方式獲得潛在客戶

手動記錄潛在客戶資料曠日廢時而且教人痛苦,這不只會影響到生產力,您更要承擔出錯或是流失商機的風險。

所以您應該用CRM,輕鬆獲得潛在客戶的資訊。理想上來說,您會希望線上洽詢(下載資料、聯絡表單等等)來的潛在客戶自動匯入到CRM裡面,也就是直接進入您的工作流程。

聊天機器人則提供另一種提高生產力的方式。回答顧客問題可以協助評估潛在客戶的品質,同時確認大家有需求時都能得到幫助。Pipedrive提供聊天機器人LeadBooster附加功能,讓您快速建置好聊天機器人或是網站表單。

要透過聊天機器人自動預約會議時間也是沒問題的。將銷售專員的日曆與之同步後,無論潛在客戶來自傳統的洽詢表單,或是AI驅動的聊天機器人都能輕鬆處理。

十、使用者友善的體驗讓您更輕鬆完成任務

銷售人員在對話的環境中成長茁壯,儘管每個人都不相同,但那些外向的人格特質常常伴隨著行政工作所帶來的挫折感。

身為銷售人員,您或許對於電話溝通和銷售本身更有興趣,而不是整天埋首在資料清洗當中,這是非常合理的事情。

設計良好的CRM非常注重使用者友善,實際上也有助於時間管理。把輸入資料這種事情便容易,或甚至變好玩,您等於更有機會提高自己和團隊的生產力、多工能力,所有工作都順利完成。

上面的意思是您該花時間將CRM客製化,工作內容包含捕獲基本資料、設置好您的儀錶板以及銷售漏斗,通常還有思考建立優質的用戶旅程。

同時您也該挑選直覺好用、低學習成本的CRM

十一、更加認識您的客戶

您越認識客戶,就越容易從對話中擷取重點,花在電話上的時間也越少。

這樣的流程仰賴有效的提問方式,但您的CRM也可以提供數據驅動的洞察分析,強化整個流程。

以下提供一些趨勢當作範例,幫助您判斷對方的品質:

  1. 人員統計數據(像是員工人數)和交易規模之間有何關係?
  2. 客戶輪廓與平均成交時間的關係,以及交易進行時間是否為成交相關指標?
  3. 追蹤交易失敗的原因,找出銷售漏斗哪裡有缺陷。

花時間深入探討這些趨勢,您便可以強化客戶輪廓,更有效評估對方的品質如何,進而提高生產力。

十二、發展高效筆記術

會議記錄是捕獲交易資訊的重要部分,但是要透過書寫快速抓到珍貴的資訊,還要讓大家都能使用堪稱一門藝術。

提升您的筆記技巧可以提高生產力,因為後續追蹤起來會更加輕鬆。好的CRM有助於您磨練交易和潛在客戶的筆記技巧。

  1. 善用標題:將重要的地方強調出來,筆記讀起來更加清楚,像是「後續的追蹤活動」或是「客戶目標」。
  2. 寫筆記時要想到同事們:養成分享資訊的習慣,讓大家都能從您的筆記獲利,協作起來會更加容易。
  3. 了解每場會議該記錄下來的事情:這對於品質評估和後續追蹤都有幫助。
  4. 簡潔有力:短句子和項目符號清單能幫助您迅速吸收資訊。

現在就更新您的CRM趕快開始在CRM做好筆記備註吧。

十三、使用行動裝置應用程式隨時保持CRM更新

坐在大廳等待或是會議後的火車通勤時間還是能夠好好利用!您可以用行動裝置,把這些時間拿來做筆記、指派任務,規劃接下來的追蹤活動。

現在大部分的CRM都有完善的行動裝置應用程式,讓您輕鬆追蹤銷售活動,還有最重要的,隨時隨地更新所有資訊。

與其把事情整理在記事本或在回到辦公室前靠人腦記憶,您其實可以用更輕鬆的方法,於會後快速更新資訊。

CRM的搜尋功能也有助於您在會議之前,快速找到需要的資訊。

十四、結論

有效鎖定目標客群、後續勤奮追蹤,以及捕獲珍貴資訊都是銷售不可或缺的一環。把這些層面做好會帶來巨大的改變,不只生產力,同時對於士氣、身心健康都有幫助。

改善生產力的小小一步,累積起來的巨大成果是非常驚人的。一天節省20分鐘,一年您就等於多出11天的工作時間。更別提您還讓銷售流程的效果更好,過程中也增添了樂趣。

若您的團隊目前正在遠端工作,CRM的幫助又會更大,因為CRM不受您的工作地點限制。您可以鼓勵團隊上線時打開CRM確認,追蹤他們在CRM工具內的作業狀況,確保每件事情都在軌道上。

希望這篇文章有帶給您一些啟發,從今天就開始做出改變,提高您的生產能力。若有興趣的話,不妨來試試看Pipedrive提供為期14天的免費試用,或立即聯絡台灣經銷商田中系統,更可獲得最多30天的免費試用期!

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