如何不看公司規模挑選最適合的CRM?

CRM是什麼?

若希望提升銷售,您需要正確的工具完成任務。無論組織規模或大或小,擁有最棒的CRM軟體都是跨部門提升銷售的關鍵要素。少了它,您將會浪費時間,並喪失賺錢的好機會。

然而並非所有CRM皆相同。市面上有各式各樣的價位選擇,所以當您自問什麼是最棒的CRM時,了解自己需要的功能才是重點。

為了協助您,我們撰寫了這份指南,告訴您在尋覓最棒的CRM系統時,應該著重的關鍵功能。

一、為何您需要CRM?

不同的CRM會依據不同的功能運作,而最棒的CRM工具能帶給所有組織以下好處:

  • 銷售流程清楚視覺化
  • 重複性工作自動化以節省時間
  • 團隊所經手或準備進行的所有交易資訊都會有集中的儲存中心
  • 藉由資料分析來檢驗銷售效果以及未來銷售預測
  • 與潛在客戶的對話紀錄將變得清楚易讀

假設您的銷售流程中有100位潛在客戶,少了CRM,就得手動輸入資料到試算表中。那麼當潛在客戶推進至下一個銷售階段會怎麼樣呢?一筆交易失敗了之後呢?您的銷售員和潛在客戶對話時又發生了什麼事?

這些都必須手動更新。

因此您得穿梭於成堆的資料夾中找尋對的資訊,當然也無法保證不會發生人為疏失。此外若要確認您的銷售員做法正確,您只能要他們在接觸客戶後花時間紀錄細節;並在希望瀏覽成果時,要他們手動製作表格或圖表。

上述任務交給CRM代勞!

CRM無法為您成交,那必須依靠您的團隊的銷售技巧。CRM的長處在於處理枯燥且耗時的工作,以利您的團隊能夠專心銷售。

從試算表轉移至為小規模公司設計的CRM軟體,小型團隊能夠提升工作流程,投注更多時間銷售,耗費更少時間搞行政。

儲存或找取重要資料將會更加容易,團隊還可以根據資料庫中的銷售紀錄進行分析,好精進銷售技巧,增加營收。

規模更大的團隊除了能夠獲得同樣的好處,還會從集中的資料中心發現更多優勢。儘管各銷售部門所在地和時區都不同,他們的資料依舊能夠即時上傳更新,代表重要資訊流通不會發生延遲。

CRM為誰設計?

CRM通常是設計給銷售業務或行銷使用,但不同產業的公司也都可以好好利用CRM來滿足需求。

醫療業者藉由CRM來自動註記門診時間和診療紀錄,方便追蹤病患。舉例來說,Øjenhospitalet Danmark是一家丹麥的眼科醫院,就從Pipedrive受惠許多。

營造公司也能用CRM追蹤潛在客戶,並避免不同的專員重複與同一位客戶連絡,藉此節省時間,方便快速儲存潛在客戶的資料。以McKeon Group為例,使用Pipedrive之後收益便有所成長。

所有產業中的組織,只要手上的客戶關係會影響成功與否,或是正受重複性的人工行政事務糾纏,都能夠從CRM受惠。

二、什麼造就最棒的CRM?

現在我們知道了CRM必須提供給貴單位的基礎功能了,那麼最棒的CRM平台究竟又能端上什麼好處脫穎而出呢?

擴充彈性

CRM應該要能與您的事業一同成長,一路從新創公司到大企業都並肩作戰。最棒的CRM軟體會在您需要進階功能和更多使用者時,提供簡易的升級方法。

安全性

您的公司在管理個資方面責無旁貸,而頂尖的CRM系統能夠確保資料存取安全無虞,只對擁有特定權限的用戶開放,卻又不會難以登入。

與您所有的工具整合

銷售流程簡易高效才會清楚好懂,並讓您的團隊認知相同。開放給其他的應用程式協助與整合也非常重要。

客製化與銜接

若您挑選到了一套介面複雜、又需要將銷售流程打掉重建的CRM,那絕對是傷財加耗時。反觀最棒的CRM是以人為本,而且要能夠無縫接軌,花上團隊成員最少的訓練時間,並藉由清晰好懂的視覺介面和直覺的操作方式,提升您現有的表現。

您也要能夠客製化CRM的呈現方式和功能,好讓團隊應付各式各樣的狀況。CRM絕不能淪為阻礙您採取新策略的絆腳石。

可負擔性

有些CRM因為進階功能眾多而所費不貲,有些則不然;不過也有些CRM標榜著免費使用,卻要求付費才能解鎖實用功能。最棒的CRM只會針對您的需求要求付費一次,升級時也不會以進階功能和服務為藉口漲成天價,而且哪種付費方案包含什麼服務都公開透明。

第三方應用程式串接

CRM與第三方程式串接的健康環境,讓您達成真正的的客製化。市面上有成千上萬好用、受歡迎的應用程式,而最棒的CRM可以與之串接,面對任何狀況都迎刃而解。

清楚的衡量標準

傑出的CRM能夠對照整理資料,提升您的銷售流程,同時也能夠蒐集即時回饋,幫您為團隊設立目標。最棒的CRM讓這些資料平易近人、息息相關,持續確保您掌握流程、目標以及需求的要點。

活動管理

最棒的CRM軟體提供給您提醒、備忘錄以及工具,確保沒有任何一筆交易被遺漏。進入第一階段後,CRM便會要您設立完整流程,您也可以依照希望的時間間隔,來安排後續的階段自動化或設置提醒。

頂尖的CRM軟體也能讓您使用進階的銷售活動功能,像是資料追蹤、行事曆跟進以及自動化,並鼓勵您在流程中發揮創意,去挖掘最佳的功過方式。

隨動隨用

實際銷售時能夠搭配行動裝置使用至關重要。CRM的行動應用程式讓您在移動時也能輕鬆管理銷售,要漏掉資訊可說難上加難。

輕鬆設定與使用

銷售管理軟體比起單純的週報產出平台,更應該成為一站式中心,滿足您所有的銷售追蹤需求,並幫助您減少行政工作。有了正確的工具,您將減少管理資料的工作,進而有更多時間投入銷售。

三、最棒的CRM有何功能?

知道了是什麼讓頂尖的CRM脫穎而出之後,我們來更深入了解當您尋覓最適合的CRM時,應該要看重的特色有哪些:

潛在客戶與交易

論及銷售流程,您自然不會希望有任何限制,所以請確認您的CRM沒有上述問題。

請找尋提供無限工作流程、客製化銷售階段、客製化交易規模與成交機率的CRM給業務和團隊使用,並確認可以為交易和客戶添加客製化欄位,以呈現您所需要的商業資訊。以上對於具規模的團隊尤其重要。

另一個重要的功能是自動產生聯絡人資訊:每添加一位新的聯絡人,您的CRM就應該編輯其詳細資訊,並指派給該聯絡人對應的交易。進入銷售流程之後,移動這些聯絡人至不同的銷售階段,也應該要像拖拉般容易。

CRM若充斥著滿坑滿谷的資料,會讓您的銷售流程複雜難懂,請特別注意。

頂尖的CRM能夠讓您的銷售流程看起來淺顯易懂,使用起來直觀簡單。您的銷售員會長期與銷售流程為伍,所以請選擇讓他們感覺方便輕盈的CRM,以免造成負擔,而這正是Pipedrive的使用者最常稱讚的地方。

溝通

頂尖的CRM包含了強大的呼叫、信箱、線上聊天以及聊天機器人工具。利用線上聊天快速有效地處理潛在客戶需求,同時借助聊天機器人面對較為簡單的問題,然後根據您設定的標準,評估潛在客戶的品質。

您的CRM要能夠清楚呈現與潛在客戶過去的交流紀錄,以利銷售員從上回中斷的部分繼續對話,並在其他銷售員一起處理同一筆交易時通知。

其他像是聰明郵件密件副本地址,以及電子郵件同步,能夠讓您的CRM和工作信箱即時合作;電子郵件追蹤則幫助您確認郵件是否有達到功效。

頂尖的CRM軟體讓您能夠搭配合併欄位(merge field)使用電子郵件範本,自動填入收信潛在客戶的相關資訊,一鍵輸入便能完成多封郵件內容。

您也會希望列入考量的CRM都要有行事曆功能,方便您的潛在客戶從日曆中挑選可以與您聯絡的時間,快速安排會議,並且能夠和Google、Outlook或是其他行事曆廠商同步,無論是安排會議、通話或是活動,通通即時更新。

自動化

頂尖的CRM會運用A.I.技術助您提升銷售── 有些甚至會分析您的行為模式,然後給出個人化的改善建議,增加業績!CRM還會特別強調將工作流程自動化的方法,提醒您能夠節省下來的時間。

這樣能夠讓您隨時學習,並在掌握基本功能之後繼續探索CRM的進階功能。此外,一旦您決定要將重複性工作自動化,就應該要能自由客製化工作流程。請確認您可以具體指出自動化背後的條件設定,以及相關的後續任務。

同樣的自動化,您也應該設置給電子郵件使用,搭配自動填入欄位資料的郵件範本,在指定情況下發送。

您也可以找尋聰明搜尋之類的資料蒐集功能,確保與客戶接觸之前先了解他們,擬定該如何與之簡報,以提升成交的機會。

成長

CRM不應該阻礙您的事業成長,您絕不能因為軟體的緣故而感覺窒礙難行。CRM應該要與您一同成長,即使團隊規模擴大也能夠繼續使用同一款核心CRM。

請確認您所挑選的CRM可以輕鬆增加使用者和產品類別,而不會在新功能或使用者上線之前突然收費,或是發生延遲。

銷售資料與報告

您的CRM會給您準確的交易分析,連同收益、銷售活動和潛在客戶的資料也是。這樣可以幫助您抽絲剝繭,精進銷售技巧,採取新的策略時也能檢討成效。

您同時也需要這些資料清楚呈現,因此CRM要能夠讓您選擇該用哪種圖表在儀錶板中顯示資料。

您需要能夠對應不同的銷售KPI以及商業條件,設計出不同的儀表板,延伸至進階管理分析也一樣能達成。

隱私與安全性

頂尖的CRM能夠提供堅若磐石的安全性與隱私,同時又不會造成使用不便。

請確認您可以查看誰在何時登入、用什麼方式登入,並能夠阻擋可疑的使用者、設置嚴格的瀏覽權限,並限制公司內的機密文件只有少數人能存取。

您會希望感興趣的CRM認真看待安全性問題,所以請確認該CRM是否遵循GDPR規定,他們的員工又是否訓練有素,能夠妥善對待您上傳的資料;再來就是他們使用的硬體設備和加密技術是否有世界級的水準。

頂尖的CRM保證讓您的公司不會受資安問題所苦。

應用程式串接

現代的CRM既然是以雲端為主,您自然會期待能夠不受地點限制,透過安全的網路連結使用其服務。光是桌電還不夠,現代的雲端CRM也應該支援行動裝置,您的員工才能隨動隨用。此外,您也會希望您的CRM擁有能夠與其他第三方應用程式串接的豐富資源,好提供更加客製化的商業選擇。

支援服務

頂尖的CRM軟體商會提供優良的產品支援,他們能夠在您遇到使用問題而作業停擺時感同身受。

請找尋有提供24小時全年無休,並且能透過電話或線上聊天快速支援的供應商。

企業等級的客戶還會希望CRM供應商定期關心。Pipedrive的導入支援和客戶經理夠夠幫助客戶完成系統轉移。若您選購Pipedrive的最高級版本,還會加上24小時全年無休的電話支援。

四、所以到底什麼是最棒的CRM?

所謂最棒的CRM,其功能可以滿足貴公司的需求,而且不會要您破費。

所以真正的問題應該是:您需要什麼樣的功能?

首度關心客戶關係管理的小公司不太需要複雜的功能或工具,反觀企業就會需要。不過每家公司都會希望資料安全無虞、銷售流程彈性且潛顯易懂,而且不需要大費周章重新訓練員工使用。

CRM工具的重中之重,是要能夠幫您追蹤交易進度,畢竟銷售員最可怕的惡夢非遺漏交易莫屬。無論狀況為搞混潛在客戶、忘記會議時間,或是在接近成交時欠缺關鍵資訊,遺漏都是最讓銷售員頭痛的惡敵。正確的CRM能夠確保您知道潛在客戶目前位於銷售流程的哪個階段,所以該如何採取下一步。

請在挑選CRM時確認該產品的基礎功能是否符合您的期待,然後考量其價位是否合理。

最後,請檢查該CRM是否能夠隨著您的事業一同成長,這對頂尖的CRM而言易如反掌。

倘若以上的條件全數符合,您很可能已經找到最適合的CRM了,後續只剩開始導入,然後將您的銷售提升到另一個檔次。不妨來試試看Pipedrive提供為期14天的免費試用,或立即聯絡台灣經銷商田中系統,更可獲得最多30天的免費試用期!

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