Google保管箱是什麼?使用的好處、功能特色及價格完整介紹

Google保管箱為 Google Workspace 的其中一項功能服務,本文將針對包含功能、使用方法、優點特色及價格等進行介紹,並說明保管箱對應各個 Google Workspace 版本的差異。

Google 保管箱可以減少企業的法務相關風險

保管箱是Google Workspace 的資訊管理與電子蒐證(eDiscovery)工具,可以對使用者Gmail的來往信件、Chat聊天紀錄等資料執行保留、搜尋、匯出及設定訴訟封存。如跟同事的Chat內容、GoogleMeet視訊會議的錄影、Google雲端硬碟儲存空間內保存的檔案、Google日曆等所有的執行動作皆會被記錄,任何時候皆可以取出資料進行查看。

當遇到對企業不利的判決時,若有導入Google保管箱,就可以調出Google雲端硬碟的電子記錄,提供給裁判機關做裁示。由於不知何時會發生訴訟,因此可以說Google保管箱對於企業是一個重要的工具。

擁有Google保管箱工具的Google Workspace版本,可以參考以下表格。

僅有Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus這3種版本提供Google保管箱的工具。

 Google保管箱
免費的個人帳號X
Business StarterX
Business StandardX
Business PlusV
Enterprise EssentialsX
Enterprise StandardV
Enterprise PlusV

Google 保管箱的功能特色及使用方法

擁有授權的使用者,可透過保管箱內保存的記錄(訴訟期間)來進行檢索、匯出案件及詳細分析。保管箱的功能和使用方法請參考下方說明。

為了訴訟而保存記錄(訴訟期間)

一般來說,訴訟期間會盡量將被認為與官司有相關人物的各種電子記錄進行保存。說是將保管箱的記錄封存(訴訟期間),不如說可以透過永久保存資料數據,來履行法律及數據完整性的義務。若使用者將自己的使用數據刪除,但也僅是使用者畫面的數據被刪除,保管箱內的數據依然會存在。在管理者限定的紀錄範圍內,皆可以針對這些資料數據進行查閱並匯出。

檢索

Google保管箱裡被保存的業務資訊在必要的時候不但可以被檢索也可以當作資訊做收集。如果針對使用者帳號或是部門組織設定日期、關鍵字、Google Workspace資料進行檢索,則含有此內容或支援對象的相關檔案皆可以被閱覽。為了讓您可以迅速得到業務資訊和使用者帳號的電子資訊並要求公開。請參考以下使用方法。

1.登入Google保管箱
2.建立案件
3.檢索Gmail內的信件和訊息內容
4.檢索Google雲端硬碟內的檔案
5.將檢索結果進行保存

匯出

若已經透過Google保管箱的檢索功能找到所需的信件及檔案,接下來為了進一步分析,則可以將檢索結果匯出。先使用匯出的功能後,則可以獲得以下的數據。

● 符合您搜尋條件所有資料的完整副本
● 讓您能夠確認匯出的資料是來自機構中哪位使用者的中繼資料
● 證明匯出資料與 Google伺服器儲存的資料相符合的必要驗證資訊

稽核報告

保管箱針對使用者在其中的活動提供完整的稽核記錄,包括何時有使用者建立或編輯保留規則、執行搜尋或匯出資料。保管箱使用者為,所持有的帳戶有被指定可以登入保管箱權限的用戶。請參考以下使用方法。

1.登入保管箱,按一下「報告」開始進行「稽核」。
2.選取「日期範圍」。
3.「選擇使用者」,指定稽核的對象,(輸入有保管箱權限的使用者)
4.選取要稽核的保管箱使用者「動作類型」,請在您要稽核的動作旁邊勾選方塊。
5.點選「下載 CSV」,(系統會隨即將含有稽核資訊的 CSV 檔案下載至您的裝置。)

除了將保管箱的稽核報告作為CVS檔案匯出之外,CVS檔案更可以透過Google Sheets等試算表進行預覽。稽核報告不僅能持續為組織或企業團隊作紀錄,無論是Google官方或是保管箱的管理者、使用者都不能將裡面的內容刪除。在團隊組織降級至不含保管箱服務的版本,或是完全取消約期授權後的30天左右,所有的稽核紀錄將會消失。

使用Google 保管箱的好處

可以立即處理來自法院的公開電子紀錄請求

Google保管箱讓訴訟中的企業在緊急狀況時有準備,並將員工之間的溝通資料皆作保留。當有來自法院的公開電子紀錄的請求時,即可以透過保管箱迅速將需要的資料提交出來,關於這一點,可說是使用保管箱的最大優勢吧。

可以不用花大錢就能避免風險

由於保管箱是在Google Workspace Business Plus版本以上就含有的功能,可以相對便宜的價格就進行電子情報的蒐集。在決定Google Workspace版本的時候,選擇含有保管箱的版本,使用此服務的時候即不需要其他的附加費用。

可以不需要做日常的維護

由於Google保管箱是以雲端基礎提供的服務,在導入時不需要另外下載或安裝軟體。另外,維持、管理等工作皆是由Google執行,導入後使用者不用進行日常維護也是他的一大優點。因此,使用者可以使用保管箱功能,卻不必擔心要如何使用。

Google 保管箱的價格

依照前面所述,使用Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus版本即含有保管箱的功能,費用也已經包含在內,因此不需要另外收費。

另外,由於在同一機構網域下的使用者皆須使用同一個版本,想要享有保管箱功能的話,則必須簽訂全部使用者皆使用Business Plus、Enterprise Standard或Enterprise Plus其中的一個版本的契約。而且現在無法單獨購入Google保管箱。

選擇含有Google 保管箱的版本吧

能夠用來蒐集、保存電子資料的保管箱沒有包含在Business Starter、Business Standard及Enterprise Essentials內,但是有包含在Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus的版本內。可以使用相對較低的價格進行電子蒐證(eDiscovery),並且不需要進行初期設定及日常維護。

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