Google Workspace的共用雲端硬碟是什麼?好處與限制

本文將說明可使用Google Workspace的共用雲端硬碟(舊稱小組雲端硬碟)功能的帳號版本類型及權限管理等內容,並與我的雲端硬碟進行比較。

Google Workspace的共用雲端硬碟是什麼?

Google Worksapce的共用雲端硬碟,可讓使用者以團隊的名義保存、檢索,並存取文件檔案。共用雲端硬碟內的檔案,與我的雲端硬碟不同的是,檔案的所有權是團隊共同擁有而非個人。因此,若有成員從團隊離開,檔案也能夠留存在共用雲端硬碟內,讓團隊組織能夠繼續共用這些資訊,且工作得以持續進行。

共用雲端提供的功能

建立專案或團隊使用的共用雲端硬碟,可以共享資訊,並便於進行協作。以下整理共用雲端硬碟的功能:

功能 說明
在員工離職後尋找檔案和資料夾 共用雲端硬碟中的檔案歸貴機構所有,並不屬於個別成員。如果管理員在員工離職後將他們的帳戶刪除,這些帳戶的檔案仍會保留在共用雲端硬碟中。
更完善的共用規則 共用雲端硬碟會對所有成員顯示相同的內容。
內容搜尋功能 當您在Google網路論壇的群組中新增使用者時,系統也會自動將新使用者加入所有包含該群組的共用雲端硬碟。
將外部使用者加入共用雲端硬碟 您可以將機構外部的使用者加入共用雲端硬碟。加入後的影響如下:
  • 外部使用者的Google雲端硬碟中會顯示共用雲端硬碟。
  • 外部使用者做出的任何變更(例如編輯、建立或上傳檔案)都會轉移至共用雲端硬碟所屬網域,並由該網域所擁有。
  • 外部使用者必須擁有Google帳戶,並登入雲端硬碟。
在電腦上同步處理內容 使用者可透過Google雲端硬碟電腦版在自己的電腦上存取共用硬碟。如要進一步瞭解如何為機構設定這項功能,請參閱部署雲端硬碟電腦版
參考資料: https://support.google.com/a/answer/7212025

需要建立共用雲端硬碟的情況

可以參照以下兩點,確認貴機構使用者建立共用雲端硬碟的需求

  • 特定專案團隊的大多數人,甚至是所有的成員都需要這些文件。
  • 這些檔案的主題是否一致。

只要符合上述兩點,就可以考慮建立共用雲端硬碟。如果這些檔案內容涵蓋多項專案,請建立多個共用雲端硬碟,因為隨著專案和團隊數量增加,在單一共用雲端硬碟內尋找及管理內容也會變得更加困難。

Google Workspace中有提供共用雲端硬碟的版本

版本 共用雲端硬碟
Business Starter X
Business Standard O
Business Plus O
Enterprise Essentials O
Enterprise Standard O
Enterprise Plus O

Business Starter沒有提供共用雲端硬碟的功能。若想要使用此功能,請從Business Standard、Business Standard、Business Plus、Enterprise Essentials、Enterprise Standard、Enterprise Plus的版本中進行選擇。

共用雲端硬碟的存取層級

  管理員 *內容管理員 **協作者 加註者 檢視者
查看共用雲端硬碟、檔案和資料夾
為共用雲端硬碟中的檔案加註
編輯檔案、核准及拒絕編輯
在共用雲端硬碟中建立、上傳檔案以及建立資料夾
在共用雲端硬碟的特定「檔案」中加入使用者和群組
在共用雲端硬碟的特定「資料夾」中加入使用者和群組
移動共用雲端硬碟中的檔案和資料夾
將共用雲端硬碟中的檔案和資料夾移至另一個共用雲端硬碟
將共用雲端硬碟中的檔案和資料夾移至垃圾桶
永久刪除垃圾桶中的檔案和資料夾
還原30天內刪除及移到垃圾桶的檔案和資料夾
新增或移除共用雲端硬碟成員
變更共用雲端硬碟的設定
刪除共用雲端硬碟
* 新成員的預設角色。
**若你將協作者存取權授予使用者,對方在Google雲端硬碟電腦版或Chrome作業系統的「檔案」應用程式中,就會有檔案的唯獨存取權。如要讓使用者在雲端硬碟電腦版和Chrome作業系統中編輯共用雲端硬碟檔案,請將該共用雲端硬碟的「內容管理員」存取權授予對方。
參考資料: https://support.google.com/a/answer/7337554

共用雲端硬碟和我的雲端硬碟的比較

我的雲端硬碟和共用雲端硬碟有什麼不同?以下透過表格整理2者之間的差異:

  共用雲端硬碟 我的雲端硬碟
可新增哪些類型的檔案? 所有檔案類型 所有檔案類型
檔案及資料夾的擁有者是誰? 貴機構 建立檔案或資料夾的個人
我可以將檔案和資料夾移至雲端硬碟嗎? 使用者只能移動檔案。
管理員則可以移動檔案和資料夾。
可以
我可以在雲端硬碟中移動檔案和資料夾嗎? 如果您具備「管理員」或「內容管理員」權限就可以。

注意:只有「管理員」可以在共用雲端硬碟「之間」移動檔案和資料夾。
可以
我可以將檔案同步處理到我的電腦嗎? 透過雲端硬碟電腦版:可以
如使用備份與同步處理:不可以
可以
共用功能如何運作? 所有團隊成員看到的檔案都相同。 不同使用者在同個資料夾中可能會看見不同檔案,視使用者對個別檔案的權限而定。
刪除的檔案會在垃圾桶中保留多久?
  • 每個共用雲端硬碟都有專屬的垃圾桶。
  • 移到垃圾桶的檔案和資料夾將在30天後遭到永久刪除。
  • 不過團隊成員可提前刪除指定檔案。
移到垃圾桶的檔案和資料夾將在30天後遭到永久刪除。
我可以復原垃圾桶中的檔案嗎? 如果您具備「管理員」、「內容管理員」或「協作者」權限即可復原檔案。 如果您是檔案建立者即可還原檔案。
參考資料: https://support.google.com/a/answer/7212025

使用共用雲端硬碟的好處

導入共用雲端硬碟之後,可以帶來什麼樣的效益呢?以下將彙整上述多個比較表來進行說明。

雲端硬碟存取權限的管理更加容易

由於能以共用雲端硬碟為單位來進行登入及權限的設定,比起我的雲端硬碟更容易管理權限。不需要再逐一授予檔案、資料夾權限,讓作業流程更加順暢。

省去員工離職時需要權限轉移的麻煩

當有員工離職時,若檔案是屬於該員工的我的雲端硬碟所擁有,在他離職前得費工夫進行檔案權限轉移。但若使用共用雲端硬碟,檔案的擁有者是隸屬於組織,即使有員工離職也不需要特地轉移檔案權限。

使用共用雲端硬碟必須注意的限制

若能靈活的使用共用雲端硬碟,檔案的管理及運用將更有效率,但在這其中依然有幾項限制。以下說明在導入共用雲端硬碟時必須注意的事項:

共用雲端硬碟最多可容納40萬個項目

在共用雲端硬碟,對於項目數量、成員數以及每天可以上傳的檔案數量有所限制,而可以存放的檔案數量最多為40萬個。

每天可上傳的容量上限

每個使用者在我的雲端硬碟及共用雲端硬碟每天可以上傳750GB的檔案,若使用者達到750GB的上限或上傳大於750GB的單一檔案,當天就無法再上傳其他檔案,不過上傳中的檔案仍可以完成上傳。可以上傳或同步處理的個別檔案大小上限則為5TB。

檔案共用限制

共用雲端硬碟中的每個檔案最多只能與100個群組直接共用。

資料夾限制

共用雲端硬碟中的單一資料夾最多可建立20層巢狀資料夾。但在同一個共用雲端硬碟中建立大量資料夾,可能導致使用者難以整理及尋找內容,因此並不建議這麼做。您可以改為使用多個共用雲端硬碟分別整理內容。

成員數量限制

您可以將使用者和Google網路論壇中的群組加入共用雲端硬碟。如果您將某位同時隸屬於多個群組的使用者加入共用雲端硬碟,而這些群組也都是共用雲端硬碟的成員,則系統只會將這位使用者計為一名成員。

如何避免超出限制

使用共用雲端硬碟時有存在一些限制,以下將說明如何避免超出這些限制。

透過Google網路論壇管理成員

大型機構應避免逐一新增個別使用者,而應改為透過Google網路論壇管理成員。

清空共用雲端硬碟的垃圾桶

尚未從共用雲端硬碟垃圾桶中永久刪除的項目仍會計入共用雲端硬碟的項目數量上限。

針對特定專案使用共用雲端硬碟

請讓共用雲端硬碟是用於整理專案和團隊的資料,而非僅做為一般的檔案儲存空間。

活用Google Workspace的共用雲端硬碟高效管理文件

共用雲端硬碟為Google Workspace的Business Standard版本以上才有提供的功能。若能理解並活用其權限管理及限制,也能更有效率的管理文件檔案。想要了解更多關於共用雲端硬碟的功能,歡迎與Google菁英合作夥伴田中系統的專員聯繫。

與專家討論需求

看完此篇內容之後還有其他更多想深入了解的資訊嗎?
填寫諮詢表單以獲得專業人員親切的一對一電話諮詢。
或是撥打070-1016-0669取得立即協助。
 我要諮詢