公司可以不用買Microsoft Office辦公軟體嗎？
你的Microsoft Office辦公軟體授權到期了嗎？不想再買授權或用盜版軟體嗎？其實，由於雲端技術的革新，Microsoft Office辦公軟體已經不再像過去一樣，是企業不可或缺的工具，當今已經有越來越多的企業，電腦不用再裝Microsoft Office辦公軟體。
Google也有Microsoft Office的文書工具
Google不僅有眾所皆知的Google搜尋和Gmail服務，還有提供像是Microsoft Office的線上文書工具：「Google雲端協作工具」。它能夠辦到跟Microsoft Office文書軟體一樣的功能，包含過去大家在Microsoft Office所習慣使用的Word、Excel、PowerPoint等，都能在Google中找到相對應的文書工具。
Microsoft Office與Google雲端協作工具對應關係
| Microsoft Office辦公軟體 | Google對應的雲端協作工具 |
|---|---|
| Microsoft Word | Google文件 |
| Microsoft Excel | Google試算表 |
| Microsoft PowerPoint | Google簡報 |
| Microsoft Outlook的日曆 | Google日曆 |
| Microsoft Sharepoint（需另買一台主機） | Google雲端硬碟 |
因為有這些問題，所以不得不買Microsoft Office？
員工習慣使用Office作業
多數企業即使不想再花錢買Office，想尋找其他工具替代，卻因考量到員工過去使用Office的作業習慣和需求，因此認為Office是不可或缺的辦公文書工具。然而，Google所推出的雲端協作工具，不僅不需要額外花錢安裝和更新版本，介面與操作更與Office無異，還能解決過去Office檔案無法多人同時開啟、共同編輯的情況，使員工溝通合作變得更加順利，節省作業時間。
客戶跟廠商都有使用Office檔案
過去許多企業考量到合作客戶或廠商使用Office檔案，因而決定購買Office辦公軟體；然而現在Googe的雲端協作工具已經可以直接在線上檢視和編輯對方Office檔案。即使員工電腦中沒有Office辦公軟體，依舊可以處理其他公司傳給你的Office檔案，並再轉存成Office的檔案格式。公司就算沒有Office辦公軟體，絲毫也不會影響到業務的進行。
企業不再買Microsoft Office辦公軟體的6個理由
過去企業為了辦公室文書作業的需求，多半會購買Microsoft Office的辦公軟體，也就是一般公司職員所習慣使用的Microsoft Word、Excel與PowerPoint等文書工具。然而，Microsoft Office辦公軟體卻存在著以下這些問題，使得越來越多企業使用更便利的「Google雲端協作工具」。
- Microsoft Office需額外花錢購買與安裝，或是冒風險找盜版軟體
- Microsoft Office的官方支援會到期，不得不購買新版的軟體授權
- Microsoft Office不符合現在多人同時協作編輯的需求
- Microsoft Office軟體無法在手機或平板上使用，不便於外出辦公
- 用信件附件分享Office檔案需耗費上傳與下載檔案的時間
- Google雲端工具已經可直接編輯Microsoft Office的檔案
Google協作工具和Microsoft Office有哪些差異？
比起Microsoft Office的文書軟體，需要安裝至個人電腦中；Google協作工具則是只要利用瀏覽器或行動裝置的APP，就能夠線上直接使用這些文書工具。它能夠多人同時編輯同一份檔案、使用連結就可以分享和開啟檔案，讓員工間的溝通協作便得更加容易。
此外，即使客戶或廠商使用Microsoft Office的檔案，現在也能夠直接在Google雲端協作工具上檢視和編輯，絲毫不用擔心無法處理其他公司的文件，能夠將文書作業都換成使用Google雲端工具來處理。
Microsoft Office與Google雲端協作工具的差異
| Microsoft Office辦公軟體 | Google雲端協作工具 | |
|---|---|---|
| 協作 | 無法多人同時檢視、編輯 | 可以多人同時檢視、編輯 |
| 檔案分享 | 信件附件，檔案需上傳和下載 | 點擊檔案共用連結即可快速開啟 |
| 版本 | 有版本更新問題 | 線上自動更新，無版本過舊問題 |
| 行動辦公 | 只能在電腦上使用 | 可以用行動裝置開啟 |
| 檔案管理 | 無法設置檔案使用權限 | 可以設定檔案使用權限 |
企業用的Google雲端協作工具，全部包含在G Suite
企業如果想以Google雲端協作工具作為辦公文書工具，只要成為Google的企業用戶G Suite，就能夠享有一整套功能完整的辦公文書套件。Ｇ Suite企業用戶與個人用戶在協作工具功能上的差別，主要是G Suite使用者能夠管理檔案的擁有權限；即使員工離職或調部門，檔案也能夠輕鬆變更擁有者，使讓業務能夠正常運作。
雲端協作工具相關功能
| 個人用戶 | G Suite企業用戶 | |
|---|---|---|
| 檔案管理 | 無法變更檔案擁有者 | 可以變更檔案擁有者，轉移檔案擁有權給接班人 |
| 檔案分享 | 需輸入共用者電子郵件 | 預設網域內使用者皆可檢視檔案，分享檔案更快速 |
| 活動資訊 | 無 | 可查看檔案的檢視歷史，使用者是否已讀取檔案 |
