選擇G Suite的前五大理由之五

檔案兼顧安全之餘,共享協作與外出使用更加便利

儲存在公司 NAS 的檔案不便分享或外出使用嗎?

過去許多企業大多使用NAS作為公司檔案的儲存空間,隨著雲端儲存技術的進步,企業在儲存空間選購上有了更多選擇。因此,企業該如何依照自身業務需求選擇合適的儲存空間呢?而雲端硬碟儲存空間又有哪些便利之處呢?

雲端硬碟 VS NAS,企業該如何選擇儲存空間呢?

由於雲端儲存技術的進步,有越來越多過去利用NAS(Network Attached Storage)來儲存檔案的企業,考慮轉向使用雲端硬碟來儲存公司檔案。兩者雖然都可以用來作為儲存空間,卻是不一樣的東西,因此也不一定非得在兩者之間二選一。NAS為區域網路的實體硬碟,可以作為公司存放內部使用的檔案,並自行擴充其儲存空間;而雲端硬碟則為雲端網路的虛擬硬碟,更適合用來儲存經常需要共享、外出辦公或居家工作等使用類型的檔案。

雲端硬碟儲存檔案的4個好處

雲端硬碟又被稱網路磁盤、網路空間等,指的是提供線上空間讓使用者上傳與下載檔案的服務。目前市面上最多人使用的雲端硬碟服務供應商有Google Drive雲端硬碟、Dropbox與SkyDrive等,而無論您選擇哪家供應商,使用雲端硬碟幾乎都可以享有以下好處:

一、

不用連到公司區域網路便能使用檔案

雲端硬碟只要連上網際網路,即便不在辦公室也可順利地使用檔案,不同於過去除放在的NAS檔案,需要連線至區域網路才能使用檔案。有些雲端硬碟供應商也針對行動裝置提供APP,讓使用手機、平版的使用者也可以輕鬆便利地開啟檔案。

二、

分享檔案不用額外上傳至附件,利用連結即可分享檔案

雲端硬碟能夠利用檔案或資料夾的連結快速分享檔案。只要將檔案連結貼到信件或聊天訊息中,對方就可以依據您所開放的權限去檢視或編輯檔案,不再需要等待檔案上傳到信件附件,讓溝通與合作更快速便利。

三、

利用搜尋功能,即時查找檔案

若是使用NAS儲存檔案,要尋找檔案時必須知道檔案的資料夾路徑。而雲端硬碟則提供「搜尋」功能,只要輸入檔案名稱或內容關鍵字,即可快速找到相對應的相關檔案,不需要一一點選資料夾尋找,利用搜尋便能在幾秒內找到您想要的資料。

四、

擴充空間不需要額外購買實體硬碟

使用傳統實體硬碟若想擴充儲存空間時,必須自行購買硬碟並找空間保存。使用雲端硬碟若想擴充儲存空間,只需要向雲端服務供應商申請加購新增儲存空間即可,既不會佔用到額外空間,也不需擔心後續保存與維護。

下載簡介

Google Drive雲端硬碟也有企業版,讓員工協作與分享檔案更方便

Google Drive雲端硬碟除了有一般用戶所使用的個人版之外,也有提供給G Suite企業用戶專用的企業版雲端硬碟。企業版的Google Drive比起個人版擁有更多的儲存空間,同時在開放權限的設定上也有更多選擇,能提供員工在管理與協作檔案更多的彈性與便利。

Google Drive 雲端硬碟個人版與企業版的差異

個人版 G Suite企業版
空間容量 15G 30G~無限大容量
文書用途的雲端協作工具 有,不會佔用雲端儲存空間 有,不會佔用雲端儲存空間
檔案分享 需輸入共用者電子郵件 預設網域內使用者皆可檢視檔案,分享檔案更快速
共用雲端硬碟
*需Business Standard以上版本
共用雲端資料夾擁有者為整個團隊,不受成員調動或離職影響
備份與同步
Google雲端硬碟電腦版 有,可於電腦本機檢視檔案,但不會佔用電腦硬碟的空間

※備份與同步處理(Backup and Sync from Google Google)與 Google 雲端硬碟電腦版的詳細比較可參考Google官方說明文章

Google Drive 雲端硬碟與NAS的整合運用

如果您希望享有Google Drive雲端硬碟的即時便利,也希望可以繼續使用現有的NAS儲存系統的話,以下提供您三種Google Drive雲端硬碟與NAS的整合模式,讓您可以兼顧同時使用NAS與Google Drive雲端硬碟的需求。

將兩邊指定的資料夾設定同步

將兩邊指定的資料夾設定同步

將 Google Drive 雲端硬碟的資料備份到 NAS

將 Google Drive 雲端硬碟的資料備份到 NAS

將 NAS 資料備份到 Google Drive 雲端硬碟

將 NAS 資料備份到 Google Drive 雲端硬碟

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