Google Workspace版本的選擇建議

G Suite在改版後,Google Workspace主要有六個版本,分別為:Business Starter、Business Standard、Business Plus及Enterprise Essentials、Enterprise Standard、Enterprise Plus。不太清楚該購買那個版本嗎?不要緊,請參考下方內容,我們提供了幾個選擇Google Workspace版本應該考量的因素。

光買Google Workspace Business Starter版本夠用嗎?

Google Workspace主要分為Business及Enterprise兩個系列,其中每個系列又有各三個版本,一共六個版本。(為了便於閱讀,以下內文名稱將省略Google Workspace字詞進行說明)。
由於Business Plus及Business Standard包含了Business Starter所沒有的功能,Enterprise系列(Enterprise Essentials除外)也包含了Business系列所沒有的功能。因此您可能正在評估買Business Starter版本是否夠用。​在這些版本的進階功能之中,若有任何一個對貴公司來說不可或缺的功能,就從那些有所需功能的版本去做選擇;如果沒有目前需要、也沒有計畫要使用的功能,我們建議可以先從Business Starter版本開始使用,因為Google Workspace版本隨時能夠進行升級。以下我們將介紹Business Starter版本「未提供的」三項功能,希望能夠幫助企業更輕鬆、更明智的選擇最合適的Google Workspace版本。​

3項Google Workspace Business Starter版本未提供的功能

保管箱

保管箱

保管箱功能可以讓企業針對特定應用程式中的資料做保留、搜尋及匯出,儘管已被停權的帳戶,仍可從中擷取有價值的重要資訊,也可做為日後法務訴訟等需求的保留項目。

田中系統的看法
保管箱的用途並非在於資料的備份,而是供企業內部進行稽核、調查之用。對於重視風險管控的企業來說,保管箱可大幅降低公司在法規遵循方面的成本支出與風險。

共用雲端硬碟

共用雲端硬碟

不同於一般的個人雲端硬碟,共用雲端硬碟內部的檔案所屬為機構成員,不為成員個人。因此即使成員退出也不影響裡頭的所有檔案。且可以針對各成員設置不同權限。

田中系統的看法
Business Starter版本的Google Drive內的檔案擁有權屬於個別員工,而Business Standard以上版本則有小組雲端硬碟的功能,可以部門或團隊為單位來管理檔案,並取代實體檔案主機。

Cloud Search搜尋

Cloud Search搜尋

可以一次性地快速查找企業網域內所有資料,包含雲端檔案、郵件、日曆等。搜尋結果只會出現搜尋者本身有權限讀取的內容,未具備權限的檔案等不會顯示在搜尋結果之中。

田中系統的看法
雖然Cloud Search並非一項絕對必要的功能,但是對於組織內部的檔案存放混亂、或是長年下來累積了大量檔案的公司而言,Cloud Search更加能夠發揮其功用。

選擇Google Workspace版本時,其實沒有必要考慮容量

或許有許多人會介意容量大小,擔心選了Business Starter版本後,每人30GB的容量不敷使用。但其實Business Starter版本無論簽約當時是年繳還是月繳的契約,隨時都可以進行版本升級。因此,除非是需要儲存大量圖檔或影片檔案的創意相關業者,像是網站製作、設計公司等,建議從較大儲存空間的Business Standard版本開始選擇;一般企業其實從Business Starter版本開始使用就好,如果日後員工在使用上有發生容量不足的情況時,再考慮是否要升級或額外加購雲端硬碟空間即可。​

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