購買視訊會議設備真的符合使用效益嗎？
過去，許多企業為了遠端溝通連線會議，會購買價格不斐的視訊會議設備系統，如Polycom等商務電話設備等等。然而，這些動輒數十萬到百萬視訊會議設備系統，真的符合當今企業會議的使用效益嗎？
企業花錢建置視訊會議設備系統，並不符合現今開會的需求
許多企業花費數十萬到百萬建置視訊會議設備系統，卻因當今影音技術發展、業務需求與企業組織文化的變革，員工使用大型會議空間的機率越來越低，這些視訊會議設備系統就多半被閒置於會議空間中，與當初建置時所預期的使用效果不符。此外，視訊會議設備系統還需要人力維護和硬體維修、更新成本，若是公司並不常使用這些視訊會議設備，將會產生許多並不符合成本效益的支出。
Huddle Room時代來臨，小型視訊會議讓開會溝通變得更即時
隨著影音技術發展、業務需求與企業組織文化的變革，員工比起在大型會議空間進行10人以上的會議，更常利用3~5人的小型會議空間，或是在一張小桌子、個人位子上進行線上視訊會議。比起過去傳統大型會議模式，這種被稱為「Huddle Room」的小型會議模式，更講究溝通的敏捷性，利用任何零碎的空間進行各種即時的討論協作，使員工間的溝通成本降到最低。即便是不在辦公室的員工與合作夥伴，也能夠輕鬆利用行動裝置參與會議，使討論空間並不會再侷限於辦公室的會議空間中，能夠更靈活、彈性地進行即時的溝通與協作。
傳統會議模式與Huddle Room小型視訊會議的差異
| 傳統大型會議模式 | Huddle Room小型視訊會議模式 | |
|---|---|---|
| 場地需求 | 15人以上的大會議空間 | 3-5人的會議空間，或各自會議空間 |
| 裝置使用限制 | 需定點使用會議設備裝置 | 利用電腦、手機、平版等裝置都能開會 |
| 敏捷性 | 低，僅能在會議空間中開會 | 高，在員工位子上或外出都可開會 |
| 維護成本 | 高，需要維護修繕會議設備 | 無，免用設備所以不需維護 |
| 外部人員參與難易度 | 難，對方需要有相同會議設備，或得親臨會議室 | 低，對方點選連結即可參與會議 |
最適合小型會議的Google Meet，隨處都可以一鍵加入線上視訊會議
企業若想進行「Huddle Room」小型視訊會議模式，可以使用Google專為G Suite企業用戶所提供「Google Meet」。它能夠透過線上會議連結，讓與會者快速加入視訊會議，並適用於手機、平板的行動裝置，使成員間的溝通成本降到最低，隨時隨地都可以迅速輕鬆地進行視訊會議。
Google Meet的10大特色
- 使用會議連結即可一鍵開啟線上會議
- 公司內部或外部人員都可加入會議
- 穩定的通話連線品質
- 會議地點不受空間限制，使用瀏覽器或App皆可開啟
- 結合Google日曆，可快速建立線上會議
- 會議過程中可傳遞即時訊息
- 會議過程中可投影電腦螢幕畫面
- 可錄下會議內容（僅限G Suite Enterprise用戶）
- 可以搭配Skype等其他會議解決方案
- 會議過程中可啟用自動英文字幕
