購買視訊會議設備是否符合使用效益呢？
以往為了進行遠端連線會議，企業通常會購買價格不斐的視訊會議系統，如 Polycom 商務電話等設備。然而，這些動輒數十萬到百萬視訊會議設備採購下來，是否真的滿足了當初導入的預期效益呢？又或者其實有其他更簡便且省成本的方式能夠滿足同樣的需求呢？
與其花大錢建置視訊會議系統，或許您有更好的選擇
當公司花費數十萬甚至百萬的成本建置了視訊會議系統，卻可能因當今外部環境（如疫情關係）、業務需求或企業組織文化的變革等原因，員工進到公司使用大型會議空間的機率越來越低，使得視訊會議設備閒置於公司，無法滿足當初建置所預期的目的。此外，視訊會議設備往往也需要額外的人力維護、硬體維修和更新成本，因此若是不常使用這些視訊設備，不僅無法滿足當初建置的需求，也為此產生了不符合成本效益的支出。
Huddle Room與居家辦公時代來臨，小型視訊會議讓溝通更即時有效
除了影音技術發展、業務需求或企業組織文化的變革等原因，2020年起也由於疫情關係所致，許多企業的工作型態也不得不轉變為居家/遠距辦公。比起在公司大型會議空間進行10人以上的會議，3~5人的小型會議或個人位子上進行線上視訊或許更接近員工日常的工作型態。
相較於過去傳統大型會議模式，被稱為「Huddle Room」的新興小型會議模式，更講究溝通的敏捷性，利用任何零碎的空間進行各種即時的討論協作，使員工間的溝通成本降到最低。即便是不在辦公室的員工與合作夥伴，也能夠輕鬆利用行動裝置參與會議，使討論空間並不會再侷限於辦公室的會議空間中，能夠更靈活、彈性地進行即時的溝通與協作。
傳統會議模式與Huddle Room小型視訊會議的差異
| 傳統大型會議模式 | Huddle Room小型視訊會議模式 | |
|---|---|---|
| 場地需求 | 15人以上的大型會議空間 | 3-5人的會議空間或各自辦公空間 |
| 裝置使用限制 | 需至定點使用會議設備裝置 | 使用電腦、手機、平版等裝置都能開會 |
| 敏捷性 | 低，僅能在指定的會議空間中開會 | 高，在員工位子上或外出都可開會 |
| 維護成本 | 高，需要維護修繕會議設備 | 無，免用設備所以不需維護 |
| 外部人員參與難易度 | 難，對方需要有相同會議設備或得親臨會議室 | 低，對方點選連結即可參與會議 |
最適合小型會議的 Google Meet，隨處都可一鍵加入線上視訊會議
當企業想要進行「Huddle Room」小型視訊會議模式，可以使用 Google 專為 G Suite（現為Google Workspace）企業用戶所提供的「Google Meet」。便能夠透過分享線上會議連結，讓與會者快速加入視訊會議，同時適用於手機、平板等行動裝置，使成員間的溝通成本降到最低，隨時隨地都可以迅速輕鬆地進行視訊會議。
Google Meet 10大特色
- 使用會議連結即可一鍵開啟線上會議
- 公司內部或外部人員都可加入會議
- 穩定的通話連線品質
- 會議地點不受空間限制，使用瀏覽器或APP皆可開啟
- 結合Google日曆，可快速建立線上會議
- 會議過程中可傳送即時訊息
- 會議過程中可投影分享電腦螢幕畫面
- 可錄下會議內容（BusinessStandard以上版本皆可錄製）
- 可以搭配 Skype 等其他會議解決方案
- 會議過程中可啟用自動英文字幕
