「G Suite的雲端協作工具,使員工改善了50%的工作流程!」

典璋實業全球市場負責人江先生,分享G Suite的雲端協作工具,使員工改善了50%的工作流程!

典璋實業全球市場負責人江先生

作為機械製造修派業的典璋實業,考量到公司需要多人共同協作檔案,因而從傳統自架郵件主機轉換至G Suite。轉換G Suite後,典璋實業不僅利用Google雲端協作工具取代傳統辦公軟體,省去原先統整檔案的時間;員工更活用Google小組雲端硬碟、Keep、Tasks等工具,進一步改善工作流程、提升溝通效率。此外,典璋實業更利用Google協作平台自行建立公司官方網站,減少不必要的委外製作時間與成本。以此案例提供想利用G Suite改善工作流程的企業參考。

客戶基本資訊

公司名稱 典璋實業股份有限公司
公司簡介 典璋從事製鎖30餘年,一直秉持著高配合度的目標前進,並且透過專業的研發單位來配合客人的客製化需求以及不斷開發出新的產品來達到在市場上更具競爭力的優勢。
公司類型 機械製造修配業
公司規模 50人以下
導入時間 2018年

使用成果

Before After
海外出差參展需要攜帶筆電 外出利用手機或平版也能輕鬆辦公
外出想分享資訊給同事需傳送訊息 利用Keep可即時同步最新資訊給同事
公司網站需委外製作,耗時且成本高 Google協作平台可自行更新維護

海外出差參展,不用筆電也能輕鬆開啟辦公!

海外出差參展,不用筆電也能輕鬆開啟辦公!

過去典璋實業使用傳統自架主機作為公司郵件系統,每年必須花費十多萬元在主機建置與維護上,且需請專人管理維護,著實耗費不少時間與心力。作為公司全球市場負責人的江先生表示,公司之所以轉換至G Suite,除了成本上的考量外,最主要的原因是傳統辦公軟體無法滿足多人協作的需求,使得檔案版本四散、統整不易;而G Suite有許多雲端協作工具,如Google文件、試算表、簡報等,可多人同時線上作業,既不需統整檔案,也省下許多檔案往返的溝通時間。

透過使用者教育訓練,讓員工輕鬆學習雲端協作工具

透過使用者教育訓練,讓員工輕鬆學習雲端協作工具田中系統專員向典璋實業江先生說明Hangouts Chat操作

在決定正式導入G Suite以前,典璋實業江先生透過參與田中系統舉辦的G Suite免費導入諮詢會,現場詢問專員問題並評估公司需求與狀況。考量到公司無MIS人員,且大部分員工並不熟悉G Suite,因而決定交由田中系統協助導入。藉由專業團隊協助完成DNS與後台設定,並由專員為公司同仁進行使用者教育訓練,讓員工能在啟用G Suite後,快速熟悉Gmail與Google協作工具的介面與操作,輕鬆從傳統辦公軟體轉換至雲端協作工具。

雲端協作工具、Keep與Tasks,改善近50%的工作流程

雲端協作工具、Keep與Tasks,改善近50%的工作流程

由於江先生期望能藉由G Suite改善公司的工作流程,因此在導入後,江先生率先向同仁示範使用Google雲端協作工具、Keep與Tasks辦公後所帶來的效益。江先生表示,自從同仁開始使用G Suite辦公以後,大大改善了公司近50%的工作流程。例如員工每日利用Tasks的待辦事項清單,管理個人的工作進度與項目;業務則利用Keeps紀錄外出拜訪時的名片、DM等資訊,將重要資訊同步給辦公室的同仁,省下傳遞訊息的時間。

用免費的Google協作平台,2天內做好官方網站!

用免費的Google協作平台,2天內做好官方網站!

過去典璋實業將官方網站委外廠商協助製作;然而在導入G Suite後,由於Google協作平台的介面操作十分直觀,僅需調整版面、放置素材即可製作出專屬的網頁。因此,即便江先生並無IT背景,也能在2天內輕鬆建立好全新的官方網站。在網站維護與管理方面,自從使用了Google協作平台,每當有活動資訊或產品服務需要更新至官方網站,公司內部人員都能在第一時間直接上傳檔案,自行更新維護,省去了許多委外維護更新的作業時間。

負責專員感想

從一開始協助典璋實業評估G Suite,到正式啟用的過程中,江先生蒐集了很多G Suite的相關資料,他基於過去在國外使用G Suite的經驗,認為此套系統能有效改善公司的工作流程,因而決定從傳統自架郵件主機轉換至G Suite。在正式啟用後,典璋實業也透過我們的G Suite教育訓練和免費的技術支援,讓後續的操作和應用都更加順利。據江先生表示,只要G Suite一推出新的功能,同仁們都相當樂於嘗試,並試著應用這些功能來改善工作模式。這是身為Google合作夥伴的我們,十分樂見的結果,我們也期望G Suite能持續為企業帶來更多效益,使工作能變得更加輕鬆、智慧與便利。

(業務執行 Claire)