「專員協助Gmail與Outlook同步設定,切換系統使用者也不受影響」

摘要

建新國際股份有限公司(下稱建新)在過去使用舊有系統時無法有效地抵擋攻擊,且不時有漏信擋信等問題。使用 Google Workspace 後不僅解決了過往郵件問題,同時應用 Gmail 與 Outlook 同步設定,讓使用者可以沿用原本的介面,減少因為系統切換的而產生適應問題。

客戶基本資訊

建新國際股份有限公司

公司名稱 建新國際股份有限公司
公司簡介 建新國際成立於1976年,為全台唯一以一條龍經營模式,將報關業務、散雜貨船泊裝卸業務、自動化卸煤及煤炭儲存業務、運輸業務、各類型倉儲業務及貨櫃集散站業務加以整合的「全方位物流解決方案供應商」。
公司類型 報關/倉儲/運輸物流業
公司規模 約470人
導入時間 2019年
建新國際股份有限公司

面臨的挑戰

舊有系統無法抵擋攻擊,網域被加入黑名單而無法發信

建新過去使用 Sendmail 作為郵件收發系統,面臨到最大的困擾是被攻擊後當作垃圾郵件的跳板,導致公司網域經常被加入黑名單、無法順利發信,客戶便無法收到信件,嚴重地影響業務聯繫往來。此外,由於 Sendmail 系統較為老舊、IT人員往往難以進行升級與維護。

漏信及擋信問題頻繁,管理人員大量工時都用來除錯

建新使用者在導入 Google Workspace 之前經常發生漏信狀況,員工無法在第一時間查收到郵件、十分不便。此外,IT人員平均一週都必須花兩到三個工作天用來為漏信或擋信等郵件問題進行除錯,導致花在其他流程與開發的作業時間有限。

擔心系統切換後使用者對介面難以適應、影響工作

建新在考慮系統切換時,由於內部使用者習慣使用Outlook介面收發郵件,因此「如何讓眾多使用者在導入後不會因為新介面而影響工作」成為了資訊室同仁最大的顧慮。除此之外,原本郵件系統有近300GB的檔案,如何讓兩邊系統的檔案日後能夠同步順利讀取,也是當時考量的要點之一。

田中系統提供的解決方法

利用Gmail擋住攻擊與垃圾信,郵件問題一勞永逸

在評估幾個郵件系統後,基於Google在台有設立機房以及對行動裝置的便利性考量,因此建新最後導入 Google Workspace。藉由Gmail準確偵測並阻擋垃圾信,加上Gmail利用機器學習改善並防堵冒充正常信件的釣魚郵件,因此導入後建新幾乎沒有再收過垃圾信件。郵件系統不再成為被攻擊的漏洞,也不再需要更新相關作業系統或升級,資訊室人員也省下了過去許多修復受攻擊系統的時間。

收信不再出差錯,確保郵件順利收發

Gmail 除了有機器學習機制準確篩選垃圾信之外,建新在過去所面臨的漏信問題,也在導入 Google Workspace 之後,利用 Gmail「白名單功能」確保可收到特定網域所發送的信件、不再漏信。不僅省下資訊室同仁每週兩~三天為郵件系統除錯的時間,使用者也不再因為郵件的延宕而錯過重要的業務資訊,管理者與使用者皆可受益於穩定的郵件系統。

專員協助 Gmail 與 Outlook 同步設定,解決介面適應問題

在了解建新在使用者介面適應問題的擔憂後,專員在前置作業期間便提供相關建議與工具,讓建新能夠利用 IMAP 去變更 SMTP 設定,不同裝置上也可以即時同步地讀取 Gmail 郵件,達到 Gmail 與 Outlook 進行同步的需求。讓部份同仁在使用上不需要適應新的介面,解決了原先擔心「切換系統介面而影響日常工作業務流程」的擔憂。

成果&效益

省下管理人員的時間成本,得以用來開發更多自動化系統

建新導入後最明顯的效益便是利用 Google Workspace 改善了過往郵件主機問題,尤其以病毒攻擊及系統老舊更新不易為最。最直接的受益便是資訊室的管理人員工時不再被各種垃圾信或收發信問題給損耗,可以用來開發更多得以改善整體工作效率的自動化模組與系統,提升內部整體的作業效率。

實際應用來說,則可以讓建新在分散不同港口辦公室的報關行可以利用協作功能即時更新內部資訊,且在疫情爆發之後,原本只有資訊單位在使用的 Google meet 視訊,也剛好滿足了遠端會議的需求。讓內部作業流程的溝通與協作更加密切,達到更和諧便利的業務整合。

客戶評價

田中系統在提出諮詢的回覆速度上十分快速,往往不到一個工作天內就可以獲得回覆,對此印象深刻。加上有時在面對技術問題時,時間上會比較緊,能夠獲得即時的回饋或是知道現在處理的進度算是蠻重要的。這點很感謝田中系統的支援。

資訊室經理 方智生
系統工程師 蘇信文

資訊室經理 方智生/系統工程師 蘇信文

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