Google Workspace 幫助台灣最大充電站裕電能源實現信件稽核

摘要

裕電能源股份有限公司(下稱裕電)初期使用自建郵件系統,後隨著公司規模擴增而產生了維運成本過高以及內勤與前線工程人員資訊流通落差的課題。後經評估後轉由田中系統協助導入 Google Workspace,改善內部資源分配與內部協作流程,提升企業內部協作效率。

客戶基本資訊

裕電能源股份有限公司

公司名稱 裕電能源股份有限公司
公司簡介 裕電能源為裕隆集團關係企業。其核心定位是以提供電動車行之便利為目標的充電設施開發建設及充電服務運營商,同時延伸太陽能光電設備與自營電廠業務,涵蓋了從電動車連結到家用/商用太陽能發電的系統整合服務。
公司類型 電動車產業、太陽能光電產業
公司規模 60人以上
導入時間 2019年
裕電能源股份有限公司

面臨的挑戰

自建系統維運成本高且不足以應付後續公司規模擴大

裕電能源2010年設立時規模尚不足20人,因此初期以Local端自建郵件系統去滿足收發信需求。後續由於業務範圍與需求增加,人員規模相應擴大,因此自建的郵件系統所需的維護成本與人員管理成本急遽上升,需要耗費大量時間與資源維運,出現了為單一系統投入成本過高、資源配置不均的問題。

自建系統垃圾信件過多,無法滿足「信件稽核」的需求

使用自建系統由於缺乏有效阻擋垃圾釣魚信的機制,僅能藉由防毒軟體進行防護,因此垃圾信問題不管是使用者還是管理者都造成了相當的困擾。加上內部有信件稽核的需求,希望外寄的郵件可以經由審核後才放行寄出,而這些困擾與需求都是當初自建系統無法滿足的。

內勤與前線工程人員溝通無法即時同步、資訊流通不便

裕電身為全台最大電動車充電服務營運商,經常有需要外派售服人員至前線維修的情況,因此內外部人員在資訊上是否有即時的流通與同步顯得更為重要。但內勤人員文檔往往存取於內部檔案主機,對在外人員聯繫僅能透過電子郵件,如此一來訊息往返不夠即時,而一來一往間的編修寄送又容易錯過或遺漏、也不利於後續資訊的彙整。

田中系統提供的解決方法

導入 Google Workspace, 人員與系統資源分配更有彈性

由於維護自建主機成本過高的問題,裕電在多方評估後選定 Google Workspace(舊稱G Suite)來導入。一來信件主機交由 Google 管理不再需要自行維護,省下的人員工作時間可以更有效分配給其他系統與業務流程。二來則是導入雲端軟體不再需要後續更新,對使用者更加方便,加上內部同仁對於 Gmail 介面熟悉,沒有什麼轉換系統的陣痛期問題。基於不影響內部使用者的前提下,又能夠解決自建主機的所需成本過高,得以釋放更多人力與時間,因此最終導入 Google Workspace。

Gmail垃圾信篩選功能強大,藉自訂規則滿足信件稽核需求

裕電於2019導入 Google Workspace 後,幾乎沒有再收到什麼病毒信或是垃圾信。由於資安問題有時都源於信件收發,使用 Google Workspace 後可以在管理者後台進行信件稽核,在管理上可以更輕鬆地掌握公司信件收發狀況。除了做到基本的資安規範外,Gmail 本身提供的信件過濾規則,使讓管理者能夠藉由關鍵字或附件檢查等條件去滿足信件稽核的需求。

來回溝通即時更新、消除資訊落差,改善內部協作流程

在內部溝通上,除了繼續以信件聯繫之外,同時配合 Google Drive 雲端硬碟更新檔案及 Google Doc 文件同步編輯協作,滿足內外的資訊的同步,將因往返溝通導致的資訊落差降至最低。

內勤人員也更一步利用 Googel 文件所提供的權限設定,限定讓相關人員讀取、更動,對內部數據也可以有更安全且精準的掌控。不僅解決了原本溝通即時性的問題,Google 試算表、表單等功能也讓裕電在進行內部意見調查與資訊蒐集有了更便利的方式。

成果&效益

利用 Google Workspace 改善信件主機問題,提升企業內部協作效率

裕電致力於提供電動車一條龍服務,從設備研發、建置安裝、保養維修、APP服務、多元金流支付、到營運系統都不經他人之手,大量活用內部資源與人資去進行開發與優化。而在強烈的內部協作需求下,對於 Google Workspace 所帶來的效益有顯著的感受,舉凡在外工程人員利用手機或平板等裝置都可以順暢無礙地做立即性的回報,後勤人員便能接手處理,將使用數據更新至行銷報表等。對裕電來說,導入 Google Workspace 不僅滿足導入原先對於信件主機與管理的需求,也獲得了額外的協作效益,同時提升與前線人員的溝通效率。

客戶評價

選擇由田中系統作為經銷商主要是因為初期評估進行技術諮詢時,專員針對信件稽核提供了我們解決辦法,同時也協同合作廠商一同進行會議、詳細說明。因此覺得在客戶支援及協助導入的經驗算是相當充足、也願意對客戶的個別需求花時間了解及建議,對我來說有這樣的支援會比較放心,所以選擇田中系統。

系統開發部工程師
Chris

系統開發部工程師Chris

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