「飯店館務,用Google試算表管理省下許多資料查找時間」

左起為田中系統專員、洛碁實業資訊部黃主任以及洛碁大飯店吉祥物

左起為田中系統專員、洛碁實業資訊部黃主任以及洛碁大飯店吉祥物

洛碁飯店集團(以下簡稱「洛碁」)為了確保集團旗下各飯店資料庫的安全、提升郵件系統的穩定及統一管理信箱帳號,選擇使用具有高規格安全性防護的G Suite(企業版Gmail)。洛碁在G Suite經銷商田中系統的導入協助下,成功將過去個人版Gmail的郵件轉移至G Suite,並完成教育訓練,大幅縮短系統轉換的陣痛期。除此之外,洛碁更善用Google試算表來處理飯店館務、維修等事務,省去過去翻閱紙本查找資料的時間,並可遠端掌握館務資訊與處理狀況,建立更便利、更即時且更有效率的工作模式,以此作為飯店業應用G Suite處理館務之管理。

客戶基本資訊

公司名稱 洛碁實業股份有限公司
公司簡介 洛碁飯店集團,第一個在台北市創立的大型連鎖飯店品牌,在捷運旁、熱鬧的西門町、台北車站、金融商圈等地,都能找到洛碁大飯店。堅持以優惠平價、多元的選擇及貼心的服務,提供每位旅客充電與休憩的地方,不論是您有意的安排或者偶然的巧遇,我們都期待您的來訪,一起在這美麗而多變的土地寫下屬於您的台北故事。
公司類型 飯店旅館業
公司規模 100人以上
導入時間 2018年

使用成果

Before After
處理信箱的垃圾信、勒索信問題耗時費力 高安全性的Gmail企業信箱自動過濾垃圾信
各館店用不同網域、信箱,信件資料四散 G Suite管理控制台可統一管理各館店的資料
用紙本紀錄館務工作,交接和查找不易 用Google試算表交接館務工作,便於查找和管理

Gmail企業信箱的高規格安全性防護,不需擔心垃圾信問題

洛碁作為大型的連鎖飯店品牌,每天需要處理各館店眾多訂單、信件和資料,為了保障公司電子信箱的安全性及管理的便利性,決定使用具有高規格的且安全性防護高的G Suite。洛碁資訊部黃主任認為,與其自行架設 mail server以建立可靠的防禦機制所耗費之時間與成本,不如交由Google運用其高階的機器學習技術。它能有效地過濾掉垃圾郵件、勒索信件等,資訊人員更能節省時間及人力,無需花費時間維護公司的電子郵件信箱;而G Suite便利的管理控制台,更可以統一管理各館店的信件與資料,十分適合像洛碁這樣的連鎖飯店品牌。

透過田中系統的協助,順利將舊有信件全部轉移到G Suite

透過田中系統的協助,順利將舊有信件全部轉移到G Suite

由於飯店營運管理的需要,在轉換至G Suite後,仍需保留過去其他電子信箱中的信件。洛碁透過G Suite經銷商田中系統的協助,由田中系統專員幫忙規劃大量信件遷移計畫,從旁提供專業的建議和指示,在短時間內迅速將舊有系統的信件順利轉移至G Suite。此外,原先各館店有不同網域名稱和信箱,為了統一管理來自各飯店的信件和資料,田中系統規劃將不同的網域統一建置在同一個管理控制台底下,使管理者往後能在G Suite的管理控制台中,統一管理和直接查閱不同館店的資料。

黃主任表示,由於導入初期仍有部分員工習慣使用Outlook介面收發信件,故需要一段時間讓員工適應Gmail的操作,因此田中系統專員為解決使用者以Outlook收發的問題而設定GSSMO,將Gmail收發的信件都轉送至Outlook,同時藉由田中系統所提供的教育訓練課程,讓員工可以快速學會Google雲端各項工具的操作與設定,縮短系統轉換的陣痛期。上述系統導入措施與課程,所需時間不到一個月,員工就已完全適應G Suite,並可輕鬆活用Google雲端各種便利的功能。

館務交接、器材維修管理,全都可以用Google試算表完成!

黃主任說明用手機即可檢視飯店館務資訊,不需再查找紙本資料黃主任說明用手機即可檢視飯店館務資訊,不需再查找紙本資料

過去,洛碁和許多飯店業一樣,櫃台館務的交接都採用紙本紀錄和溝通;然而因紙本的塗改、不易整理與查找,因此在導入G Suite後,轉而使用Google試算表處理館務事宜。由於Google試算表資料都儲存於雲端,主管單位可以利用手機,遠端掌握館務目前狀況;並且能設定員工的使用權限、查看版本紀錄等等,避免資料被員工誤刪或塗改,使館務交接變得更加順暢。在公物維修方面,資訊人員同樣能在手機上,快速查閱各館店的IP等資訊,不需像過去翻閱紙本資料查找,可以更即時處理需修繕與支援的項目。

負責專員感想

感謝洛碁參與這次的採訪企劃,並與我們分享使用G Suite的心得。對於旅館業來說,有穩定且安全的企業信箱是格外重要的事。我也很榮幸能協助洛碁導入G Suite並為他們授課,讓這麼大的飯店品牌,可以在短時間內成功改善工作模式。轉換到G Suite之後,洛碁不僅有了穩定且安全的企業信箱,更善用Google試算表來處理館務交接和修繕作業,使各項事務都能更省時、省力,有更多心力為顧客帶來更高品質的服務。很開心聽到黃主任親自與我們分享實際使用心得,我們也希望能與客戶一起成長,持續將G Suite好用的地方推廣給更多的企業知道。

(業務執行 Claire)