「飯店館務,用Google試算表管理省下許多資料查找時間」

摘要

洛碁飯店集團(以下簡稱「洛碁」)為確保集團旗下各飯店資料庫的安全、郵件系統的穩定及信箱帳號的統一管理,選擇使用具有高規格安全性防護的Google Workspace(企業版Gmail)。在菁英經銷商田中系統的導入協助下,成功將過去個人版Gmail的郵件轉移至Google Workspace,並透過教育訓練課程及Google試算表等工具建立更便利即時且更有效率的工作模式。

客戶基本資訊

洛碁實業股份有限公司

公司名稱 洛碁實業股份有限公司
公司簡介 洛碁飯店集團,第一個在台北市創立的大型連鎖飯店品牌,在捷運周邊、金融商圈等皆有據點。堅持以優惠平價、多元的選擇及貼心的服務,提供每位旅客充電與休憩的地方。
公司類型 飯店旅館業
公司規模 100人以上
導入時間 2018年
左起為田中系統專員、洛碁實業資訊部黃主任以及洛碁大飯店吉祥物

面臨的挑戰

垃圾勒索信問題難以處理、自建系統不符成本比例

洛碁作為大型的連鎖飯店品牌,每天需要處理各館店眾多的訂單、信件和資料,因此公司目前使用的電子信箱的安全性及管理的便利性對於整體作業流程影響甚多。且經由內部初步評估,若選擇自行架設mail server以建立可靠的防禦機制,花費的大量時間與費用可能不符合成本比例,因而陷入困境。

各館信箱網域未經統一、資料四散且信件難以保留

洛碁飯店集團由於原先各館店有不同網域名稱和信箱,來自各飯店的信件和資料難以統一管理,因此經常造成飯店間的資訊落差,且由於飯店營運管理的需要,即使轉換信箱平台後,仍需要能夠將過去其他電子信箱中的信件皆保留,好進行管理和資料的查閱。

用紙本紀錄館務工作,交接和查找不易

洛碁和許多飯店業一樣,櫃台館務的交接都採用紙本進行紀錄及溝通,然而,透過紙本紀錄,訊息更新不但不夠即時,還可能因紙本的塗改出現資訊落差或修改錯誤,並且,許多交接資料在提供時,也難以確保經手過哪些員工、以及誤刪後何者為最正確的版本,造成管理不易及整理、查找的困境。

田中系統提供的解決方法

高安全性的Google Workspace企業信箱自動過濾垃圾信

洛碁決定使用具有高規格的且安全性防護高的Google Workspace所提供的Gmail企業信箱。洛碁資訊部黃主任認為,與其投注大量時間與成本自行架設mail server,不如交由Google運用其高階的機器學習技術。它能有效地過濾掉垃圾郵件、勒索信件等,讓資訊人員能更節省時間及人力,無需花費時間維護公司的電子郵件信箱。

大量信件遷移計畫、管理控制台統一管理信件資料

洛碁透過Google Workspace經銷商田中系統從旁提供專業的建議和指示,進行大量信件遷移計畫,讓洛碁在短時間內迅速將舊有系統的信件順利轉移至Google Workspace,並設定GSSMO將Gmail收發的信件都轉送至Outlook,讓員工有適應Gmail新介面操作的過渡期。此外,田中系統更協助規劃將不同的網域統一建置在同一個管理控制台底下,使洛碁的管理者往後能在Google Workspace的管理控制台中,統一管理和直接查閱不同館店的資料。

用Google試算表交接館務工作,便於查找和管理

在導入Google Workspace後,洛碁從紙本轉而使用Google試算表處理館務事宜。由於Google試算表資料都儲存於雲端,主管單位可以利用手機,遠端掌握館務目前狀況;並且能設定員工的使用權限、查看版本紀錄等等,使館務交接變得更加順暢。在公物維修方面,資訊人員同樣能在手機上,快速查閱各館店的IP等資訊,更即時處理需修繕與支援的項目。

成果&效益

使用導入計畫與教育訓練課程,不到一個月即能適應上手

Google Workspace提供高安全防護的信箱系統及方便統一管理的管理控制台,讓洛碁資訊部有了更穩定且安全的企業信箱。同時藉由田中系統所提供的教育訓練課程,讓員工可以快速學會Google雲端各項工具的操作與設定,不到導入措施與課程,所需時間不到一個月,員工就已完全適應Google Workspace,並可輕鬆活用Google雲端各種便利的功能,使洛碁員工們在執行各項事務都能更省時、省力,有更多心力為顧客帶來更高品質的服務。

客戶評價

與其耗費時間與成本自行架設mail server以建立可靠的防禦機制,不如交由Google運用其高階的機器學習技術。它能有效地過濾掉垃圾郵件、勒索信件等,資訊人員更能節省時間及人力,無需花費時間維護公司的電子郵件信箱。

洛碁實業資訊部
黃主任

左起為田中系統專員、洛碁實業資訊部黃主任以及洛碁大飯店吉祥物

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