「透過G Suite經銷商協助,讓我們能使用穩定的Gmail企業信箱開業!」

摘要

左起為安捷飛航訓練中心資訊處鄒經理和田中系統專員Claire 安捷飛航訓練中心在2014年開業營運前,為了想要 … 繼續閱讀 “「透過G Suite經銷商協助,讓我們能使用穩定的Gmail企業信箱開業!」”

為安捷飛航訓練中心資訊處鄒經理和田中系統專員Claire

左起為安捷飛航訓練中心資訊處鄒經理和田中系統專員Claire

安捷飛航訓練中心在2014年開業營運前,為了想要更穩定地郵件系統,便透過G Suite經銷商田中系統的協助,開始使用穩定性更高的G Suite。安捷飛航訓練中心作為一間需要時常更新原廠機械資料與民航局規章公告等資訊的單位,近5年來透過G Suite的「協作平台」和「Google試算表」等雲端工具,讓這些即時性的更新資料不論對內還是對外,都能一次公告和分享,以此作為需要時常共享多方最新資訊的產業應用G Suite參考。

客戶基本資訊

公司名稱 安捷飛航訓練中心
公司簡介 安捷飛航訓練中心為中華民國第一間通過交通部民用航空局五階段審查作業認證,同時擁有學科及飛行術科的民營飛航訓練中心。營運總部設立在台北市內湖區,訓練主基地設置在台東豐年機場。
公司類型 民航業
公司規模 50~100人
導入時間 2014年

使用成果

Before After
傳統郵件系統需備份信件檔案以免遺失 Gmail企業信箱的資料皆被安全地存放雲端
公司公告新資訊需靠多封email傳達 用協作平台製作入口網站可讓新資訊統一公告
紙本或Excel檔案四散,查找不易 Google試算表可讓內外部查閱同一份最新檔案

開業營運前,透過台灣經銷商協助導入G Suite

開業營運前,透過台灣經銷商協助導入G Suite

過去,安捷飛航訓練中心在開業前籌備期間,使用委外的小型郵件系統。然而,考量到未來正式開業後,需要更穩定的郵件系統,以滿足日後更龐大的業務需要。鄒先生基於過去使用免費版G Suite的經驗(現已無免費版),認為G Suite的Gmail企業信箱,不僅具高穩定性,且資料都被安全地儲存在雲端中,不用像使用傳統郵件系統,需要擔心硬碟故障、信件轉檔與備份等問題,因而決定導入G Suite。決定導入後,鄒先生便透過G Suite經銷商田中系統的協助與規劃,在開業不久成功轉換使用更穩定的Gmail企業信箱,以因應開業後的龐大業務。

毫無網站製作背景,7天內也能打造簡易的入口網站

毫無網站製作背景,7天內也能打造簡易的入口網站鄒先生展示利用G Suite協作平台完成的公司內部入口網站

模擬機依法規所規範的定期維護任務及使用紀錄,皆使用Google試算表分享給外部查閱模擬機依法規所規範的定期維護任務及使用紀錄,皆使用Google試算表分享給外部查閱

安捷身為航空業的一員,一直堅持以飛安為最高營運原則,在實務上有著大量的航機務、安全管理及飛機廠商手冊等資訊需要時常更新,而公司也期望這些重要的即時資訊,能透過一個平台統一布達給所有同仁知悉。作為資訊處經理的鄒先生表示,當時基於和同仁統一公布資訊的需要,發現G Suite中的「協作平台」可以在毫無網站製作經驗的情況下,7天內透過簡單的拖曳與編排去完成一個網站,因此,最後使用它來製作公司內部的入口網站。透過這樣的入口網站,公司同仁能在此查看需要知道的廠商連結、檔案,以及人事變更資訊等,一次完成跨部門的橫向溝通。

除了內部的橫向溝通,與外部的溝通合作也能透過G Suite讓它變得更容易。由於安捷飛航訓練中心需要時常與民航局聯繫,核對定期的維護任務和使用紀錄;而透過Google雲端協作工具「Google試算表」,可以將線上檔案分享給民航局人員,讓對方隨時查看檢測狀況,獲取最即時的資訊、保障飛航訓練的安全性。比起過去使用紙本或Excel檔案紀錄,檔案四散查找不易,且不便核對是否為更新後的資訊;透過雲端協作工具與外部共享同一份線上檔案,使得雙方作業都可更加便利、迅速,也讓資訊的傳達變得更即時與確實。

使用G Suite至今近5年,創造的產值與效益超乎預期

使用G Suite至今近5年,創造的產值與效益超乎預期

鄒先生表示,在使用G Suite至今將近5年的時間裡,除了省下建置與維護成本外,在日常辦公作業上也省下了許多時間。舉例來說,過去習慣使用Outlook介面收信的員工,得耗費許多時間尋找散落在各資料夾中的信件,而如今大部分員工透過Gmail的關鍵字搜尋,反而能更快找到需要的信件或檔案。這對於一般的中小型企業來說,使用G Suite不僅不用花大錢架設主機和維護,還能夠享有雲端工具所帶來的便利性,可以說CP值(性價比)非常高,創造許多超乎預期的效益與產值。

負責專員感想

很榮幸能有此番機會前往安捷飛航訓練中心採訪鄒先生。過去鄒先生若是遇到使用或管理上的問題,我們都是透過Hangouts或電話提供線上的技術支援。而藉由此次採訪,能夠當面聽鄒先生與我們分享許多在日常工作中,如何運用G Suite辦公的方法。例如利用Gmail快速搜尋信件、使用Google線上編輯文件,讓資訊便於跨部門協作或對外溝通;或是透過協作平台,自己製作公司的入口網站等等,相當善用G Suite的各項工具與功能。這對於身為G Suite合作夥伴/經銷商的我們而言,是最樂見的結果。我們也希望所有客戶在使用G Suite後,都能夠善用這套系統,將它發揮最大價值,幫助公司帶來更好的效益。

(業務執行 Claire)

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