企業用「Google Workspace 共用通訊錄」

企業用「Google Workspace 共用通訊錄」

「共用通訊錄」簡介

由於 Google 聯絡人提供的通訊錄目前無法直接與他人同步共享資料。也就是使用者可以在 Google 聯絡人看到同網域成員的資訊,但如果今天業務團隊成員想要彼此共享一份客戶清單的話是難以做到的,外部聯絡人資料只能是個別成員手動各自輸入,無法直接共享給其他同仁。

為了讓外部聯絡人也能夠順利與網域成員共享,我們開發了利用試算表就能共享外部聯絡人資料的「共用通訊錄」。只要藉由試算表就能同步「上傳」、「更新」、「刪除」網域成員的通訊錄。

「共用通訊錄」設定前置作業

由於前置作業的設定步驟較多,且涉及 Google Cloud Platform(GCP)介面操作,因此撰寫另一篇《共用通訊錄前置設定教學》來說明。請先將前置作業設定完畢後,再接續下文說明來操作「共用通訊錄」。

「共用通訊錄」介面說明

點入共用通訊錄範本文件後一共會有四個分頁,分別為「說明」、「資料模板」、「通訊錄來源」、「下載列表」:

說明頁

針對該文件的詳細說明與教學。

資料模板頁

請將要匯入的「共用通訊錄」的所有聯絡人資料輸入在此頁,屆時該頁資料便會同步給網域內所有成員。

通訊錄來源頁

下方將個別說明每個欄位表頭標題:
.A – 來源別名:輸入用於識別試算表來源,可填入任何方便識別的名稱。
.B – 試算表識別碼:請輸入記載有通訊錄聯絡人資料的試算表文件識別碼。識別碼為 Google 試算表的網址列中介於 /d/ 和 /edit 之間的值,如下方黃底粗體字串即為識別碼:https://docs.google.com/spreadsheets/d/1g2Y-R4V43Iw6zRCUl46u0w-eXzRcRcrL9jGCEj9Jz-4/edit#gid=1.C – 工作表名稱:記載有通訊錄聯絡人資料的工作表名稱,以範本文件來說即為「資料模板」。
.D – 試算表名稱:不需填寫,由系統自動產生,用來確認所讀取來源試算表的正確性。
.E – 資料數:不需填寫,由系統自動產生,顯示工作表中總共的資料筆數。
.F – 動作:在本頁設定要對「資料模板」頁進行的操作,如想要上傳聯絡人資料請輸入「upload」;要更新則為「update」;若要刪除或列出,則不需填上任何動作。
.G – Status Column:不需填寫。
.H – Ignore Entries With:不需填寫。
.I~W – 名字~國家:請根據「資料模板」頁的資訊,到「通訊錄來源頁」的紅框填入相應的英文欄位。

參考「資料模板」頁的欄位代號填至紅框

下載列表頁

該頁面會列出所有共用聯絡人資料,也會顯示資料最後更新時間及識別碼(每筆存於 Google 共用通訊錄中的資料都會擁有獨特的識別資訊)。

「共用通訊錄」功能說明

點選工具列的「共用聯絡人」可執行:網域設定、上傳所有共用聯絡人、更新所有共用聯絡人、列出所有共用聯絡人、刪除所有共用聯絡人功能。

點選工具列的「共用聯絡人」

網域設定

點選並確認授權後,輸入要使用共用通訊錄的網域名稱即可(此資訊只需在第一次使用時輸入)。

上傳所有共用聯絡人

可上傳所有聯絡人資料。該功能第一次使用前需要先完成網域設定。上傳步驟為:編輯「資料模板」頁,根據欄位填入要上傳的聯絡人資料。接著至「通訊錄來源」頁將F欄位改為「upload」。最後再點選試算表上方工具列的「共用聯絡人」 →「 上傳所有共用聯絡人」,便會上傳所有「資料模板」內的聯絡人資料。

上傳所有共用聯絡人

更新所有共用聯絡人

可更新聯絡人資訊,更新步驟為:更新「資料模板」,根據欄位填入要更新的聯絡人資料。接著至「通訊錄來源」將F欄位改為「update」。最後點選試算表上方工具列的「共用聯絡人」 →「 更新所有共用聯絡人」,便會更新聯絡人資料。

更新所有共用聯絡人

列出所有共用聯絡人

可列出共用通訊錄上現有的所有聯絡人資料。點選工具列的「共用聯絡人」 →「 列出所有共用聯絡人」,便會在「下載列表」頁顯示所有聯絡人資料。

列出所有共用聯絡人

刪除所有共用聯絡人

可刪除現有的所有共用聯絡人資料。點選工具列的「共用聯絡人」 →「 刪除所有共用聯絡人」,便會刪除所有成員在 Google 聯絡人頁面中的共用聯絡人資料。

調整「目錄設定」以啟用共用通訊錄

請使用具備管理員權限之帳號至「管理控制台」搜尋框輸入「目錄設定」,接著點選「目錄設定」。

調整「目錄設定」

1.設定「聯絡人共用」相關項目:
.請勾選 「啟用聯絡人共用功能」。
.點選「顯示所有電子郵件地址」。
.點選「同時顯示網域設定檔和網域共用聯絡人」。

設定「聯絡人共用」相關項目

2.設定「對外共用目錄」中的項目:
.點選「網域和公開資料」。

設定「對外共用目錄」中的項目

3.回到「目錄設定」頁面:
.點選「瀏覽權限設定」。
.點選「所有使用者」。

回到「目錄設定」頁面

按照上述步驟設定完成後,便可於 Google 聯絡人頁面上顯示已上傳的資料,該變更可能需要經過 24 小時才會生效。

提醒您:由於該功能搭配 Google Workspace 使用,因此在 Google Workspace 改版或功能變動時可能會有功能異常需進行修復。如有異常時我們會盡快作業,但不保證能立即修復完成,過程中如有不便,還請見諒。若使用上遇到任何功能問題或故障時,也歡迎告知我們。

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